Дипломная работа: Автоматизированная система документационного обеспечения управлен 2

·характеристика службы документационного обеспечения организации;

·описание уровня автоматизации ДОУ, характеристика внедренной системы «1 С: Предприятие», выявление достоинств и недостатков в ее

функционировании;

·выбор, оценка и анализ программных продуктов, способных интегрироваться с «1С:Предприятие» версии 8.0.;

·выбор наиболее подходящей по функциональным и системно- техническим требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления;

·анализ работы службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» при внедренной системе автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией» в «1С: Предприятие».

Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации ДОУ ООО «КЭР», необходимо было получить наиболее полное представление о состоянии ДОУ на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение – непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос – позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе ДОУ; было проведено интервью с начальником отдела автоматизированных систем управления, в котором выяснились недостатки существующей АС ДОУ, проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией»; Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне службы ДОУ.

Был изучен и проанализирован федеральныезакон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»¹ , где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»² , на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе ДОУ ООО «КЭР», видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации³ , и соответствие Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ)⁴ . В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации ДОУ и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при

_________________________________________________

¹ Федеральныйзакон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

² Федеральныйзакон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

³ ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

⁴ Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991

выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ.

При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены стандарты предприятия: «Управление документацией в подразделении», «Управление документацией внешнего происхождения»; должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт»; должностная инструкция делопроизводителя ООО «КЭР». В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили статьи в журнале «Делопроизводство и документооборот», где рассматривается теория и практика электронного документооборота, решаются вопросы параллельного функционирования бумажного и «безбумажного» документопотоков; даются практические советы по вопросам выбора и внедрения систем автоматизации ДОУ; проводится информационное обследование в рамках внедрения автоматизированных систем ДОУ; изучается и описывается документооборот в территориально-распределенных компаниях. Соответствующие сайты в Интернет содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

Глава 1. Описание объекта исследования

1.1.Описание организационной структуры объекта

ООО «КамЭнергоРемонт» (ООО «КЭР») - ведущая фирма в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Татарстана. Производственные участки (ПУ) ООО «КЭР» расположены на основных энергопредприятиях Республики Татарстан (ПУ при Казанской ТЭЦ, ПУ при Заинской ГРЭС, Управление при Набережночелнинской ТЭЦ, ПУ при Уруссинской ГРЭС), а в Нижнекамске находится производственная база с широкой инфраструктурой и укомплектованным современным оборудованием, не имеющего аналогов в регионе.

Деятельность ООО «КЭР» направлена на удовлетворение потребностей заказчиков в решении задач снижения энергопотребления, уменьшения платы за энергоресурсы, продление срока службы оборудования. Отличительная особенность предприятия – комплексный подход в решении вопросов Заказчиков: подготовка Технического задания, проектирование объектов, комплектация оборудования, производство работ, гарантийное и сервисное обслуживание.

Предприятие осуществляет следующие виды работ в России и за рубежом:

1) Строительно-монтажные;

2) ремонтно-восстановительные;

3) теплоизоляционные;

4) энергообеспечивающие;

5) грузоподъемные;

6) диагностика и наладка производственного оборудования;

7) строительство теплотрасс;

8) строительство магистральных трубопроводов;

9) испытание и анализ основного и вспомогательного оборудования;