Дипломная работа: Бібліотекар в системі обслуговування читачів

Політика обслуговування не просто підтримує імідж через дружнє, позитивне ставлення. Вона також дає орієнтовані на споживача причини щодо деяких заборон, що необхідні у бібліотеці. Коли заборони базуються на не чітко визначеній політиці обслуговування, їх можна пояснити з точки зору орієнтованості на клієнта. Замість того, щоб зосереджуватися на правилах, бібліотека зосереджується на орієнтації на споживача. Якщо хтось замовляє книжку, що видана іншому користувачу та її термін повернення прострочено, бажано якнайскоріше нагадати боржнику, що на неї чекають інші. Правило бібліотеки - надати читачу книгу, коли вона йому потрібна. Саме тому, необхідно наголосити на рівних правах споживачів, на зобов'язанні одного користувача щодо іншого повертати книжки не пізніше визначеного терміну, та на праві іншого клієнта отримати замовлену книгу вчасно. Кожне правило чи заборона, не виправдане з точки зору інтересів клієнта, має бути відкинуте бібліотекарем як непотрібне та шкідливе для іміджу. [36, C 11-14]

Бібліотечні послуги не будуть корисними якщо міцним фундаментом для них не є щоденна робота, щоденне спілкування бібліотекарів з клієнтами, тобто - моменти істини.

Центральне в даному питанні - це поширення доброго, активного іміджу послуг через щоденну інтеракцію бібліотекаря із споживачем, що не може бути компенсоване ніякими рекламними зусиллями, навпаки, маркетинг без іміджу послуг лише підриває довіру.

Імідж послуг бібліотеки (в першу чергу завдяки бібліотекарям), що необхідний для маркетингу, лише розвивається з часом, крок за кроком, після кожної зустрічі бібліотекаря з читачем. Це постійний «накопичувальний» процес, реальна довготривала стратегія, яка вимагає, щоб кожна сторона (бібліотекарі і читачі) вкладала туди свій внесок.

Все починається з того, в чому ми беремо участь, тобто, коли обслуговуємо читачів за кафедрою або ходимо поміж полиць. Атмосфера - це центральний елемент іміджу бібліотеки, і спосіб перебування тут працівників, те, як вони спілкуються - є ключовими у створенні атмосфери. Як часто трапляється, що бібліотекарі сидять за своїм столом чи ходять поміж полиць, вони начебто на місці, але відсутні, зайняті якоюсь іншою справою, або розмовляють один з одним? Слід не сидіти на своєму місці, а ходити навколо, бути чутливими до сигналів від читачів, бути готовими запропонувати допомогу. Іншими словами, кожен бібліотекар - це «хазяїн/хазяйка бібліотеки». Кожен читач, що приходить до бібліотеки має почуватися довгоочікуваним гостем. [32, C 8-10]

Обслуговування повинно бути не тільки приємним а й, в першу чергу, якісним.

Бібліотекар повинен бути компетентним, досвідченим і справляти приємне враження. Тобто всі якості разом і ні в якому разі не окремо. Наприклад, позитивне враження від приємного обслуговування ще не означає, що обслуговування було якісним.

Для того щоб кожен працівник бібліотеки міг належним чином виконувати свої обов’язки йому потрібні можливості. Причини неякісного обслуговування можуть бути найрізноманітнішими. Можливо бібліотекареві не дали необхідних інструкцій до дії, достатньої інформації про послуги і ресурси його бібліотеки та інших, як, втім, і впевненості в собі та сміливості бути ініціативним. Можливо, керівництво бібліотеки розробило добру систему послуг та маркетингову стратегію. Напевне, воно навіть ознайомило з цим керівників підрозділів. Проте втілення не спрацювало, тому що працівники не мали потрібних повноважень. Якщо послуга не функціонує на рівні безпосередньо обслуговування, тоді решта зусиль марні, і їхній ефект скоро скінчиться. Як вже зазначалось вище, кожна зустріч бібліотекаря з читачем - це момент істини, і, що ще важливіше, момент можливості, можливості для взаємодії. Ключовою позицією тут є - позиція керівника підрозділу. Якщо вони погано працюють над реалізацією, найліпші стратегії згори зведуться до нуля. Бібліотека в такому разі втрачає багато можливостей. Кожен окремо взятий працівник бібліотеки не мусить знати, як робити все. Але кожен окремо взятий працівник бібліотеки має знати достатньо про послуги бібліотеки, бути здатним вчасно і за власною ініціативою запропонувати, іншими словами продати, ті послуги, з яких читач може мати додаткову цінність, та направити його до того фахівця, який зможе ці послуги належним чином забезпечити. [31, C 3-8]

Добре підготовлені бібліотекарі можуть популяризувати бібліотеку навіть не на робочому місці. Кожен такий працівник має власну мережу зв'язків (родичів, друзів, сусідів). В ідеалі, маркетинг бібліотечних послуг, крім того, що це метод роботи, є також і способом життя. Добре, коли бібліотечний працівник завжди і всюди пам'ятає, що вона репрезентує бібліотеку навіть тоді, коли він в іншому місці опиняється в ролі споживача і впливає на імідж бібліотеки. Чим менша спільнота, тим важливіша роль саме такого особистісного маркетингу.

З іншого боку, той факт, що людину знають як бібліотечного працівника, може мати неабияку цінність для бібліотеки. Наприклад, кілька працівників певної міської бібліотеки мають звичку казати, де вони працюють, коли представляються, незалежно від того, де відбувається зустріч. Таким чином, читачів вже побільшало. Ця бібліотека має суттєву перевагу у порівнянні з тими бібліотеками, де бібліотекарі вважають за краще замовчувати своє місце роботи, або навіть відмежовуються у сфері приватного життя від тієї спільноти, для якої вони працюють.

Обслуговування читачів передбачає, що кожен бібліотекар знання та широкий погляд на те, що необхідне у виконанні щоденної роботи також тому, що насправді це вимагає постійного прийняття рішень. Суттєвий елемент якості бібліотечних послуг - це здатність приймати бібліотекарем індивідуальні рішення з точки зору потреб читача. Саме такий рівень прийняття рішень бібліотекарем може бути важливішим для іміджу бібліотечних послуг, ніж будь-яка спеціалізована кампанія, що покликана рекламувати бібліотеку.

Правилом у всіх ситуаціях, що стосується сфери послуг, є таке: якщо бібліотечний працівник не знає, що вчинити у конкретній ситуації і не має можливості прокунсультуватись з більш досвідченим фахівцем, він мусить робити те, що читач вважає за краще. Пізніше, щоб підготуватися до майбутніх подібних ситуацій, бібліотекар може перевірити, що він мав зробити. Працівник бібліотеки, який починає активно наполягати на своїй лінії вирішення того чи іншого питання і виправдовуватися, витрачає час клієнта та значною мірою погіршує враження про здатність бібліотеки надавати якісні послуги.

Суттєвим елементом у побудові якісної системи бібліотечного обслуговування є турбота кожного бібліотекаря про кожного читача. Це також вимагає цілеспрямування бібліотечних фахівців. Якщо, наприклад, це неможливо через недостатні знання бібліотекаря, щоб визначити, що саме потрібно читачеві, треба з ним домовитися про те, як довго має він чекати відповіді і яким чином він дізнається про результати. Якщо на це потрібно більше часу, ніж очікувалося спочатку, бібліотекар повинен з ним зв'язатися і розповісти, як ідуть справи в його справі. Бібліотекар своїми діями має показувати клієнту, що він піклується про нього (читача) і що для вирішення його проблеми він робить все можливе. Турбота бібліотекаря про читача також вимагає зворотного зв'язку з ним. Дослідження користувачів також потрібні, але якщо зворотній зв'язок має місце лише після досліджень, що відбуваються раз на два-три роки, бібліотека не може здобути для себе якусь цінну інформацію або отримує її надто пізно. Читач має відчувати, що питання зворотного зв'язку сприймається серйозно, і він мусить отримувати відповіді найліпше одразу, але якщо одразу це зробити неможливо, треба домовитися про те, як скоро з ним зв'яжуться. [29, C 59-67]

Фундаментальним питанням в обслуговувані бібліотекарями читачів є виправлення. Навіть у найкращій системі трапляються помилки, щось робиться неадекватно чи неправильно з точки зору клієнта. Тому те, як виправляються недоліки, дуже важливо.

В кожної бібліотеки, як правило, є своя власна, перевірена часом, політика обслуговування клієнтів.

Незважаючи на те, які саме послуги надаються, фактори, які можуть зашкодити їхньому іміджу, в основному ті самі. Найважливішими з них для кожного бібліотекаря є такі.

· Турбота: людина відчуває, що бібліотекар візьметься вирішувати її проблеми.

· Спонтанність: людина відчуває, що працівники бібліотеки хочуть їй допомогти і можуть прийняти рішення, зумовлене ситуацією, а не просто підуть і принесуть книжку.

· Розв'язання проблем: людина відчуває, що бібліотечні працівники знають, як треба виконувати свою роботу.

· Виправлення помилок: людина відчуває, що якщо щось не спрацьовує, завжди є хтось (бібліотекар), хто зробить все можливе, щоб виправити помилки.

Цікаве зауваження: лише один із цих чотирьох факторів, розв'язання проблем, є суто професійним за своєю природою. Три решта вказують на значущість спілкування у сфері послуг. Бібліотекар має бути здатним відчувати кожну ситуацію.

Послуги мають надаватися і таким чином, щоб кожен член спільноти був читачем бібліотеки, незалежно від того, чи він користується нею, чи ні.

Існує кілька порад для менеджменту послуг в бібліотеках. Основні чотири правила для кожного бібліотекаря виглядають так:

· Загальний підхід. Люди створюють і підтримують добрі та тривалі контакти. Бібліотекарі мають діяти як консультанти, які готові виконувати свою роботу тоді, коли читач їх потребує і таким чином, як цього бажає сам читач.

· Аналіз попиту. Бібліотекар, який безпосередньо контактує з читачами, мусить аналізувати потреби, цінності, очікування та побажання читачів.

· Контроль якості. Кожен бібліотечний працівник, що надає клієнтам послугу, має водночас чітко контролювати належну якість цієї послуги.

· Маркетинг. Бібліотекар, який контактує читачем, має водночас надавати послугу та займатися її маркетингом. [14, C 7-8]

Отже, ми визначили, що взаємодія та діалог бібліотекаря з клієнтом - це ключ до успішного обслуговування і, як результат - ефективного функціонування кожної бібліотеки. Кожен такий випадок створює імідж бібліотеки. Саме бібліотекарі визначають те, яким буде результат маркетингових зусиль. Якщо імідж, який у людей склався після досвіду користування бібліотечними послугами, поганий, маркетингові зусилля можуть працювати проти себе і ще більше погіршувати імідж. Зміст маркетингового послання має відповідати дійсності, тій якості обслуговування, що отримують клієнти від бібліотечних працівників. Поліпшення іміджу починається з поліпшення рівня надання послуг.

1.2 Роль бібліотекаря в процесах інформатизації обслуговування читачів

У кожній країні в різні періоди бібліотеки виконували важливу духовну місію - бути дзеркалом і пам'яттю народу, держави, центрами їхньої духовності.