Дипломная работа: Электронный документ
Однако в связи с минимальным уровнем информатизации советских учреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого века, проблемы экспертизы ценности электронных документов практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах. При этом критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, существенно ничем не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации.
Основными проблемами оценки и отбора электронных документов на хранение являлись:
совершенствование правового обеспечения отбора (устранение положений, противоречащих идее постоянного хранения документов, включение в правовые и нормативные документы положений, гарантирующих сохранения электронных документов, признанных ценными);
уточнение определения "источник комплектования" электронных документов, форм приема на хранение и критериев оценки электронных документов;
совершенствование методики отбора ЭД на хранение;
разработка системы нормативно-методических пособий по отбору электронных документов.
Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронных документов - это п.6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 год). Оно устанавливало пятилетний срок временного хранения документов на машинных носителях. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г) определял, что "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. [15] Однако эти положения требуют пересмотра и доработки.
Западные архивисты уже давно рассматривают электронный документ, как совокупность содержания, метаданных и контекста. Поэтому описанию электронной документации там уделяется особое внимание. Ни одна система электронного документооборота не может быть внедрена в государственном или муниципальном учреждении, если она не прошла экспертизу в национальной архивной службе. В России Инструкция "Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники. Основные положения" (1996) содержала рекомендации по описанию документов на этапе их поступления в архив (т. н. "ретроспективная оценка), уделяла главное внимание метаданным и носителям информации. Контекст создания и бытования электронных документов практически не учитывался. Что в последствии поставило под сомнение их аутентичность и достоверность. [16]
Сегодня экспертизе ценности электронных документов никем не уделяется практически никакого внимания. Например, из 35 московских органов исполнительной власти и организаций, обследованных ЦАДЭНМ в 2004-2007 гг. и владеющих в общей сложности 279 информационными ресурсами, только в трех органах власти электронные документы оказались включенными в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены для сведений только лишь 3 баз данных. В 2003 году из 58 ведомств (министерств, служб, агентств, комиссий и т.п.) только в четырех электронные документы оказались внесены в номенклатуры дел. [17] Причина такого положения кроется в следующем: во-первых - неразработанность нормативной базы и организационные проблемы процесса комплектования; во-вторых - практика архивной экспертизы ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии отбора документов, на цели и форматы их архивного использования.
В настоящее время нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов находится в состоянии развития. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (2003). Несмотря на то, что в этих правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе.
Наличие того факта, что понятие электронного документа в настоящее время закреплено юридически (ФЗ "Об электронной цифровой подписи от 10.01.2002 г), а на государственном уровне не определен порядок работы с электронными документами, порождает множество проблем. Вместе с тем, электронный документ де-факто активно применяется в делопроизводственной практике организаций всех форм собственности. [18]
Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были подготовлены "Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранения электронных документов". Несмотря на то, что эти рекомендации пока не имеют официального характера, так как еще не утверждены Росархивом, они могут служить основой для выработки в каждой организации, учреждении, предприятии инструкции о порядке работы с электронными документами. [19]
Методические рекомендации определяют порядок учета электронных документов в организации; указывают на необходимость включения электронных документов в номенклатуру дел организации, ведения реестра информационных ресурсов; предусматривают комплекс мер по обеспечению сохранности электронных документов. Очень важным является положение, что в целях обеспечения читаемости информации с электронных носителей каждые 10-15 лет следует копировать электронные документы на новейшие типы носителей - создавать рабочие и резервные экземпляры электронных документов следующего поколения.
По мере движения нашего общества к современным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Об этом свидетельствует принятие федеральной целевой программы "Электронная Россия" на 2002-2010 гг., согласно которой органы государственной власти и многие органы местного самоуправления вскоре должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер[20] . Субъекты Федерации разрабатывают собственные программы перехода к документообороту в электронной среде. В рамках проекта "Электронная Москва" в апреле 2002 г. был создан Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ). Он осуществляет хранение электронных документов временного и постоянного сроков хранения, образовавшихся и образующихся в деятельности органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций г. Москвы, а также электронных документов личного происхождения, если их автором является житель Москвы. В 2003 г. на хранение был принят первый комплекс документов.
Федеральная целевая программа "Электронная Россия" рассчитана на три этапа (2002, 2003-2004 и 2005-2010 гг.), каждый из которых ставит перед правительством задачи в законодательной, технологической, административной, кадровой и других сферах.
Одним из гл?