Дипломная работа: Комплексная информационная автоматизированная система "Кафедра"

2.1.1 Цель и назначение системы

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Задачи, которые должна выполнять автоматизированная система:

Работа с регистрационной карточкой

Регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа в системе. Должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей (частичной) модификации.

Составные документы - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.

Номенклатура дел - функция поддержки стандартной (входящие, исходящие, внутренние) номенклатуры, а также других потоков документов, определяемых пользователем.

Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в электронной форме регистрационной карточки.

Словари и справочники - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.

Контроль исполнительской дисциплины.

Сроки поручений - возможность задания временного (в течение определенного времени), точного (требуемая дата) или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.

Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

Задание маршрута - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.

Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится (находился) документ и каким изменениям он был подвергнут.

Поиск документов.

Реквизитный поиск - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений (для перечислимых типов), задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.

Поиск по форме - задание значений реквизитов непосредственно на форме, соответствующей регистрационной карточке по выбранной номенклатуре дел.

Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

Ввод документов.

Ручной ввод информации.

Импорт - перевод из растровых форматов (*. doc, *. txt, *.html).

Вывод документов.

Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм.

Средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешнее приложение-обработчик.

Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).

Организация защищенного документооборота в сети

Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение/модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел.

Шифрование -передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде.

Веб-доступ - организация защищенного доступа к текущей информации по движению документов и к самим документам через интернет при помощи обычного браузера.

Перечень подразделений, для которых решается задача .