Дипломная работа: Методы бухгалтерского учета с использованием средств автоматизации в ЗАО ххх

- первичная учетная документация ЗАО «Ххх»;

- организационно-распорядительные и учредительные документы, соответствующие расчетные таблицы ЗАО «Ххх»;

- нормативные документы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в организациях Российской Федерации;

- учебная и научная литература;

- периодические издания;

- справочно-правовые системы.

1. Теоретические основы автоматизации методов бухгалтерского учета

Метод бухгалтерского учета – это способы и приемы, при помощи которых изучается предмет бухгалтерского учета. Основными элементами метода бухгалтерского учета являются: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, бухгалтерский баланс, бухгалтерская отчетность, денежная оценка и калькуляция [24].

Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операция, подлежащая отражению в бухгалтерском учете, должна быть оформлена документами. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В них дается полное описание совершенных операций и их точное количественное выражение и денежная оценка. Правильность сведений, проводимых в документах, подтверждается подписью лиц, ответственных за совершение операций. Все записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании документов, прошедших проверку правильности и объективности их оформления, а также законности совершенных операций [14].

Документация представляет собой поток информации о финансово – хозяйственной деятельности предприятия и поэтому широко используется в управлении предприятием для предварительного, текущего и последующего контроля. Предварительный контроль осуществляется руководителями предприятиями (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и другие) при подписании документов, так как тем самым они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия. Текущий контроль производится в процессе учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности, когда в целях углубления анализа привлекаются первичные документы. Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, являющихся основанием для оформления хозяйственных операций [13].

Инвентаризация – это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета на определенную дату; проверка полноты отражения в учете обязательств. В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, материалы и другие. Инвентаризации могут быть плановыми , которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными , которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризации которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемке - передачи дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;

- при ликвидации (реорганизации) организации или в других случаях, предусмотренных законодательством РФ [12, 24].

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. По капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года. По незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам – не ранее 1 октября отчетного года. По денежным средствам в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитам и займам – раз в месяц (обычно на первое число).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия с обязательным участием материально ответственных лиц. Ее состав утверждает руководитель организации (приказ, постановление, распоряжение). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Инвентаризационная комиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей или денежных средств убеждается в полной сдаче всех первичных документов и соответствующих отчетов, оформляющих операции, проведенные до начала инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества на определенную дату заносят в инвентаризационные описи или акт инвентаризации , которые составляют в двух экземплярах. Каждый лист инвентаризационной описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Для оформления инвентаризации необходимо применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

При выявлении расхождения фактического наличия с учетными данными составляют сличительные ведомости (по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных). В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, а также выявляются причины этих расхождений и порядок их регулирования (за счет естественной убыли, материально ответственных лиц и др.).

Выявленные при инвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях расхождения между фактическим наличием и учетными данными регулируются в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

- недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм – за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостача списывается на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения [12].

Счета бухгалтерского учета представляют собой способ группировки и текущего отражения хозяйственного имущества, обязательств и операций по качественно однородным признакам, обусловленным приемом двойной записи. В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различаются активные и пассивные счета бухгалтерского учета. Активными называются счета, предназначенные для учета имущества организации (счета «Касса», «Расчетный счет», «Основные средства» и другие). Пассивные – это счета для учета обязательств организации (источников формирования имущества организации; счета «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и другие). Помимо активных и пассивных счетов в бухгалтерском учете существуют счета, на которых отражаются одновременно и имущество организации, и источники его формирования, - активно-пассивные. Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо – дебетовое либо кредитовое (счет «Прибыль и убытки») и с двусторонним сальдо - дебетовое и кредитовое одновременно (счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») [23, 24].

Двойная запись – способ взаимосвязанного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственного операции, называется бухгалтерской проводкой. Составить бухгалтерскую проводку – значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции [24].

Бухгалтерский баланс – является способом экономической группировки и обобщения хозяйственного имущества предприятия, выраженных в денежной оценке и составленных на определенную дату. В бухгалтерском балансесодержится детальная информация об имущественном положении (активы), собственном капитале и внешних обязательствах организации.Активы – это хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем. Обязательства – это существующая на отчетную дату задолженность организации, которая является следствием свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности, и расчеты по которой должны привести к оттоку активов. Капитал – представляет собой вложения собственников и прибыли, накопленные за все время деятельности организации.

Бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности. В зависимости от периодичности составления отчетность подразделяется на годовую и промежуточную. В состав годовой бухгалтерской отчетности включаются:

- бухгалтерский баланс (Форма №1); отчет о прибылях и убытках (Форма №2);

- отчет о движении капитала (Форма № 3);