Дипломная работа: Номенклатура дел виды, роль и значение
В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «...основного нормативного документа при определении сроков хранения... управленческих типовых документов, ...при подготовке номенклатур дел». Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.
Первая из них — «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).
Документы в составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:
- содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т. п.) и специфика ее документирования;
- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
- сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.
При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, — в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.
Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.
1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.
2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
- название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);
- название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
- краткое содержание документов, помещаемых в дело;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
- дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующими рекомендациями.
1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка — в скобках — указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».
2. В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются — вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности».
В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются — вместо них указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».
Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обмена коммерческой информацией».
3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела не перечисляются их конкретные названия — вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Документы т организации взаимодействия работы глав муниципалитетов по противодействию терроризму»;
- если содержание дела касается только одной административно-территориальной единицы (местности, населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: «Документы по комплектованию автоматизированными средствами обучения учебно-тренировочных центров МЧС Сибирского федерального округа».
4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП «Синегорская районная поликлиника».
5. В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».
Если предполагается, что дело — например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, — будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем — при необходимости — заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.