Дипломная работа: Нормативная база и состав унифицированной системы внешнеторговой документации
Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.
Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивидуальный номер налогоплательщика).
Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая – существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).
Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.
В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справка с места работы). При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека.
Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания.
Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др[6] .
1.2 Понятие систем документации
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определеннымобразом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации –это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению[7] .
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.[8] . Организационно – распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
В условиях научно – технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов[9] . Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности[10] .
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике – за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФза систему организационно – распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности[11] .
Изменение в общественно – политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации[12] . Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации, как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.
1.3 Источники государственного регулирования систем внешнеторговой документации
Рыночные реформы, начатые в России в 1990-е годы, коренным образом изменили ее внешнеэкономическую политику. Главным направлением преобразования в этом направлении была либерализация торговых режимов, включавшая демонополизацию государственного контроля во внешнеэкономической деятельности и переход к свободной торговле.
Переход к новому внешнеторговому режиму был закреплен совместным Постановлением ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 19 августа 1986 г. № 991 «О мерах по сове ршенствован ию управлен ия внешнеэк ономи че скими связями». Документ был призван осуществить меры по коренной перестройке хозяйственного механизма и управления в данной области, однако всё ещё провозглашал сохранение и развитие принципа государственной монополии на внешнеэкономические связи.
С 1 января 1987 г. Министерством внешней торговли и Государственным комитетом СССР по внешним экономическим связям был передан ряд функций отдельным министерствам и ведомствам разных отраслей и ведущим промышленным предприятиям, создавались внешнеторговые объединения и фирмы. Промышленным предприятиям было предоставлено право на экспортно-импортные операции, а также право на создание совместных предприятий с зарубежными партнерами. Несмотря на это, с одной стороны, сами предприятия оказались не готовыми к новым возможностям, с другой стороны, выход на внешний рынок, по-прежнему, находился под бюрократическим контролем, валютные поступления были обложены высокими налогами.
Таким образом, начатые реформы фактически привели к формальной отмене государственной монополии внешней торговли и затронули незначительную часть предприятий. В 1991 г. около 97% всех экспортно-импортных операций приходилось на всесоюзные внешнеторговые объединения.
В то же время децентрализация управления внешнеэкономическими отношениями и ослабление связей между внешнеторговыми организациями позволили западным компаниям выторговывать более низкие цены на экспорт товаров российских производителей и более высокие по импорту. Эти факты логически требовали проведения ряда противодействующих мер.
Окончательно монополия государства на осуществление внешнеторговых и валютных операций была ликвидирована с введением указа президента РСФСР от 15 ноября 1991 года №213 «о либерализации внешнеэкономической деятельности на территории рсфср», и государство взяло курс на последовательную либерализацию внешнеторговой политики.
в соответствии с данным указом российским предприятиям предоставлялось право прямого выхода на внешние рынки без специальных разрешений и регистрации, а их внешнеторговая деятельность могла включать в себя и посреднические операции. Постепенно были сняты ограничения на экспорт готовой продукции, а затем и стратегически важных сырьевых товаров; отменены нетарифные ограничения на импорт; введена внутренняя обратимость рубля по текущим операциям; уполномоченным на ведение валютных операций банкам разрешалось открывать валютные счета всем юридическим и физическим лицам.
Однако отмена монополии на внешнюю торговлю была принята при неблагоприятных условиях, резкая либерализация цен осуществлялась при остром дефиците фактически всех товаров и кризисе государственных финансов. Кроме этого, либерализация внешней торговли вызвала стремительный рост активности отечественных государственных и негосударственных организаций на международном рынке. Так, если на начало 1989 года право выхода на внешний рынокимели 5 5 ми нисте рств, 150 произ водственных объ единений и 8 многоотрасле вых научно-технических компл ексов (МНТК), то уже к концу 1991 года число участн иков внешнеэкономи ческой де ятел ьн ости достигло 2 8 тысяч. Это привело к острой конкуренции отечественных экспортеров друг с другом и общему ухудшению условий внешнеторговой деятельности[13] .
Экспорт и импорт с начала 1991 года систематически сокращались. Спад внешней торговли в 1992 году оказался более глубоким, чем спад общего объема промышленного производства. Внешнеторговый оборот сократился по сравнению с 1991 г. на 23%, экспорт – на 25% и импорт – на 21%[14] .
В результате стремительного открытия российского рынка экономика страны оказалась почти беззащитной перед массовой экспансией зарубежных товаропроизводителей. В связи с этим возникла острая необходимость в создании системы государственного внешнеторгового регулирования, новой законодательной базы для ее реализации.