Дипломная работа: Організація документаційного забезпечення установи

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

???????????? ??????????? ????????? ?????????? ???? ???????????????? ???????????? ? ??????? ?????????? ???????????? ?????????? ?? ???????? ??????????, ??? ? ???????????? ? ??????.

Метою роботи є вивчення системи документообороту на підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.

Об’єктом дослідження є система документаційного забезпечення діяльності підприємства.

Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.

Базою проведення досліджень та практичної розробки системи документаційного забезпечення є ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ».

Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення наступних завдань:

· вивчення теоретичних аспектів організації документаційного забезпечення;

· розгляд поняття документаційного забезпечення установи;

· ознайомлення з механізмом здійснення документаційного забезпечення установи;

? ?????????? ??????? ???????? ? ???? ??????????? ???????????????? ???????????? ????????;? ?????? ????????? ??????????? ???????????????? ???????????? ????????;? ???????? ???????????? ????????????? ?????????? ???????????????? ???????????? ????????;? ??????? ???????????? ???????????? ????????????? ?????????? ???????????????? ???????????? ????????;? ???????????? ? ???????? ????????????? ?????????? ???????????????? ???????????? ????????;? ?????????? ???????????? ?????????????? ????????????? ?????????? ???????????????? ???????????? ????????;? ?????????? ??????????? ?????? ????????????? ????????????? ?????????? ????????????????.

Дане дослідження може бути використане в подальших розробках систем удосконалення документообороту на підприємствах України.

Практичне значення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення системи документообороту на підприємствах, установах та організаціях України, що сприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат на забезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.

Робота складається з 4 розділів. В першому розділі визначаються теоретичні аспекти організації документаційного забезпечення установи, поняття документообороту, механізм його здійснення та сучасні проблеми в побудові системи ефективного документообороту на підприємствах, установах, організаціях України. В 2 розділі роботи розглядаються особливості організації документаційного забезпечення установи на прикладі ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ», специфіку побудови систем докуменобороту на даних підприємствах та ефективність їх практичної організацій. В 3 розділі роботи визначено можливість економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи, розглянути сучасні форми організації та види інформаційних технологій, зроблено їх порівняльний аналіз. В 4 розділі роботи визначено шляхи удосконалення інформаційних технологій документаційного забезпечення, які можна ефективно запровадити на об’єктах дослідження та інших підприємствах, установах, організаціях України.

Систему документаційного забезпечення установи розглядали наступні вітчизняні науковці та практики Антонюк В. А. ., Береза А. М., Василик О. Д., Галіцин В. К., Годун В. М., Горьовий Л. Є.., Дрогаль Т., Дубій О., Завгородний В. П., Єрьоміна Н. В., Карацюба А. М., Левченко Ф. А., Одинцов Б. Е., Орленко Н. С., Писаревська Т. А., Савицький В. А., Савченко В. Я., Святобог В. В., Ситник В. Ф. , Сендзюк М. А., Рогач І. Ф., Романов А. Н., Швец М. Я. та інші.

Дане дослідження проводилось із застосуванням діалектичного підходу до вивчення сучасного стану докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ. В процесі дослідження організації і методики докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ були використані загальнонаукові методи пізнання: поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація. Для обробки даних, наведених у дослідженні застосовувались такі методичні прийоми: огляд, документальна перевірка, техніко-економічні розрахунки, аналітичні групування, структурний аналіз, узагальнення, підрахунок.

РОЗДІЛ 1. ????????Ͳ ??????? ????Ͳ??ֲ? ?????????ֲ????? ???????????? ???????? 1.1. Поняття документаційного забезпечення установи

Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науці розрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний, фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернути увагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпечення інформацією.

Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним та організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогою різноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначених економічних, наукових, соціальних або інших результатів. Реалізація цього процесу може мати позитивний результат лише за наявності певних відомостей про стан та поведінку системи управління. Однак, у своєму розвитку, сучасний менеджмент наштовхується на жорсткі інформаційні бар'єри. Виникає парадоксальна ситуація, коли поряд з "надмірністю" знань відчувається дефіцит необхідної і доступної інформації.

Інформація в менеджменті є важливим ресурсом, що вона дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним з головних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, що надана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі.

Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства [12, 267]. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуває необхідність уточнення сутності понять "діловодство" та "документаційне забезпечення менеджменту".

Поняття "діловодство" розуміють як певну організацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто, діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є не укладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінських рішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми - прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зі створенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. На жаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту.

Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

Кінцевим результатом будь-якого менеджменту є досягнення конкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу [13, 62].

Причини зростання обсягів управлінської інформації можуть бути як об’єктивні, так і суб’єктивні:

· об’єктивні – причини, які визначаються збільшенням масштабів і зростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань;

· суб’єктивні – причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами у процесі управління.

Ці ж причини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки документів. Документ – передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ – документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний – документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш уживані:

· централізована – усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);