Дипломная работа: Організація документаційного забезпечення установи

Головні завдання інформатизації в архівній справі визначаються її функціями, які спрямовані на:

· оптимізацію традиційних технологій архівної справи, яка й досі залишається в цілому рутинною, а саме: процесів експертизи, комплектування, описування та обліку, каталогізації тощо;

· удосконалення системи управління архівною справою — забезпечення підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення діяльності архівних установ та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

· забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутрішньоархівних, міжархівних, галузевих і міжгалузевих архівних довідників, взаємопов’язаних електронних каталогів, комп’ютерних БД, сховищ даних, які дають змогу сформувати інтегровані масиви даних архівних документів як в електронній формі, так і з виведенням на традиційне друкування та активно використовувати цю інформацію в інтересах суспільства;

· вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів і зберігання інформації з використанням комп’ютерних технологій через страхове копіювання, формування повнотекстових БД тощо.

Проблема інформатизації має узгоджуватися із загальною стратегією інформатизації суспільства та створенням системи БД документної інформації ще на стадії документостворення в установах, коли автоматизуються технологічні процеси діяльності установи та її висвітлення в офіційних документах, а також на стадії документообігу [18, 76].

Отже, інформатизація архівної справи в науково-методичному плані має пов’язати увесь цикл документостворення, документозберігання та використання документів, що мають місце у суспільстві, а тому базується на поєднанні методик архівознавства, археографії та документознавства. Вона має спрямовуватися на створення засад документообігу і телекомунікаційні зв’язки з державними структурами та органами державної влади, включитися в загальнодержавні інформаційні ресурси України.

У процесі інформатизації архівної справи вирізняють три взаємопов’язані складові:

· науково-архівознавчу — визначення об’єктів і пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи у сфері комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

· інформаційно-технологічну (власне комп’ютеризація) — вибір оптимального технічного і програмного забезпечення, його пристосування до специфіки різних об’єктів комп’ютеризації, побудова інформаційних систем і мереж відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою;

· науково-організаційну та управлінську — організація інформатизації архівної справи відповідно до Концепції комп’ютеризації та розроблених технічних завдань.

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

· визначення об’єктів і пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління архівами, комплектування, обліку, зберігання документів і використання архівної інформації;

· розроблення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики списування архівних фондів і документів для комп’ютеризованих систем, стандартизація архівних описів відповідних об’єктів комп’ютеризації для переведення на електронний формат;

· створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації. Переведення архівних технологій на машиночитанні носії є першим завданням інформатизації. Цей шлях може здійснюватися як зверху — від Головного архіву України, так і знизу — у кожному державному архіві.

Комп’ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах — комп’ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Самостійним напрямом інформатизації є науково-інформаційний, який включає:

· процеси створення системи науково-довідкового апарату (НДА) за складом і змістом фондів, з урахуванням можливостей традиційних і комп’ютерних технологій;

· створення БД електронних страхових копій документів, повнотекстових БД актуальної інформації;

· організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим рішенням в цьому напрямі є, з одного боку, послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп’ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп’ютерному режимі, а з іншого — переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у БД без повернення до фондів на картковому рівні. Таким чином, об’єктом автоматизації є окремі технологічні процеси та НДА в управлінні справою та інформацією. Вибір об’єкта супроводжується його списуванням для створення моделі даних.

Інформаційний ресурс архівних фондів вимагає уніфікації архівного опису та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які б були сумісними, але вирішували різні завдання відповідно до різних об’єктів інформатизації [19, 145]. Такий підхід дає змогу сформувати структуру інтегрованої системи архівної інформації в трьох рівнях:

· перший — загальнодержавний і загальнонаціональний, що концентрує дані зведеного характеру національно-державного рівня і виконує роль загальнодержавного міжархівного довідника;

· другий — рівень міжархівних БД;

· третій — БД кожного конкретного архіву.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації:

· рівня архіву;

· рівня фонду;

· рівня справи;