Дипломная работа: Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.
Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.
О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций[3] . Кирсанова М.В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота[4] . Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.
В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов[5] . Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003[6] .
Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов[7] . М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами[8] . М.В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов[9] . Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов[10] . Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская[11] . Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу[12] .
ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел[13] . Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов[14] . Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций»[15] .
Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя[16] . М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей[17] . Прием посетителей описан также в статьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания[18] .
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности[19] . Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович[20] . Т.В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции[21] .
В указанной работе Кирсановой М.В. рассматривается должностная инструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки[22] . Вопросы нормативно-методической регламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т.В. «Секретарское дело»[23] . В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детально описан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативные документы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Автор дает характеристику данным нормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этот же вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкции секретаря-референта» и в указанной работе Л.А. Стрельцовой[24] . В последней работе указывается цель разработки документов, которые регламентируют работу с документами в организации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопрос затронут также в указанной работе И.В. Журавлевой[25] .
Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя[26] . Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.
В работе В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции[27] . При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций[28] . В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. Врекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.
Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.
Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).
Работ состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.
В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детский санаторий», а также структурой и функциями организации. Уделено внимание основным направлениям деятельности организации, нормативным актам, используемым в делопроизводстве.
Во второй главе рассматриваются организационные документы, используемые ОГУЗ «Детский санаторий».
В третьей главе описывается процесс разработки должностной инструкции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».
В работе впервые рассматривается особенности работы секретаря на базе ОГУЗ «Областной детский санаторий», именно это позволило с учетом особенностей функционирования организации создать эффективную должностную инструкцию.
В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сам нормативный документ, разработанный в ходе выполнения данной работы, приведен в приложениях, как и документация используемая в процессе написания дипломной работы.
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУЗ «ДЕТСКИЙ САНАТОРИЙ»
1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»
Белгородский областной детский санаторий был образован в 1967 году в г. Белгороде и по настоящее время является единственным в области, осуществляющим санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 7 лет с различной патологией.
В 1968 году он был частично перепрофилирован в санаторий с гастроэнтерологической и пульмонологической патологией, в целях более рационального и полного использования коечного фонда. А уже в 1970 году преобразован в областной детский санаторий с пульмонологической патологией. В 1987 году по распоряжению облисполкома санаторий был переведен в сосновый бор в живописное место на берегу реки Северский Донец[29] .
В связи с ухудшением состояния здоровья детей раннего возраста и ростом хронических заболеваний в 1995 году профиль санатория был расширен для оздоровления детей с различной патологией: пульмонологической, гастроэнтерологической, неврологической, эндокринологической, онкологической с длительностью заезда до 35 дней. Был открыт корпус «Мать и дитя» на 14 коек для реабилитации детей с сопровождающим лицом. В рамках реализации областной целевой программы «Дети Чернобыля» в 1999 году введен в эксплуатацию лечебно-оздоровительный корпус с бассейном и водолечебницей. Ежемесячно в санатории оздоравливается 100 детей, из них 70 находится без родителей и 15 с сопровождающим лицом. В течение 35 лет получили санаторно-курортное лечение свыше 25 тысяч детей. За этот период количество оздоровленных детей увеличилось в 2,5 раза, с 575 в 1970 году до 1403 в 2002 году, ежегодно функционирование койки соответствует плану и составляет 300[30] . В рамках реализации областных целевых программ «Дети Чернобыля», «Дети – инвалиды», «Дети – сироты» с 1995 года по 2002 год оздоровлено 573 ребенка из районов области, подвергшихся радиационному воздействию, 465 детей-инвалидов, страдающих наиболее тяжелыми формами заболеваний (ДЦП, сахарный диабет, онкозаболевания), 726 детей-сирот из 10 детских домов, интернатов. До ввода в эксплуатацию нового лечебного корпуса в 1999 году вся лечебно-профилактическая работа осуществлялась в 4-х кабинетах, после его открытия – в 18 кабинетах: электролечение – 2 (высокочастотной и низкочастотной терапии), светолечение, лазеротерапия, аэрофитокабинет, ингаляторий, рефлексотерапия, механотерапия, ЛФК, массаж, теплолечение, стоматолог, отоларинголог, логопед, БОС-терапия, сауна, бассейн, ванный зал. В санаторный комплекс мероприятий включены и эффективно применяются режим, диетотерапия, климатотерапия, лечебная физкультура, массаж, физиотерапия, рефлексотерапия, гидротерапия, сауна, фитотерапия, общеукрепляющая и медикаментозная терапия, аромотерапия. Из климатотерапии широко используются воздушные, солнечные ванны, купание в открытом водоеме, закаливание по определенным методикам[31] .
Занятия ЛФК проводятся в залах, оснащенных всем необходимым оборудованием, всего 69 единиц. С открытием нового лечебного корпуса, приобретением оборудования (бассейна сухого плавания, гимнастических мячей различной величины, физиотерапевтических болл, тренажеров, батутов и др.), внедрены новые лечебные методики при заболеваниях ДЦП, бронхиальной астмой, сахарным диабетом, гастроэнтерологической патологией.
С 1999 года внедрен метод биологической обратной связи на аппаратах: «Миотоник», «Кардиосигнализатор» для лечения детей с диагнозом ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. С приобретением в 2002 году тренажеров в количестве 8 (велотренажер, силовой, степпер, беговая дорожка и т.д.) открыт кабинет механотерапии.
С 2000 года открытие бассейна и с 2002 года сауны позволило повысить эффективность оздоровления детей с различной патологией. Охват детей ЛФК с 1970 года по 2002 год увеличился в 4,5 раза.
В санатории проводится 3 вида массажа: классический, сегментарно-рефлекторный, соединительно-тканный, а с 2000 года – точечный массаж для больных ДЦП. В 2001 году в связи с открытием ванного зала внедрены лечебные методики подводного душ-массажа для больных ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. Охват детей массажем увеличился в 3,5 раза. Одним из методов реабилитации в санатории является аппаратная физиотерапия. До 1999 года функционировало 2 кабинета физиотерапии, а в настоящее время число их возросло до 9, оснащенность – 64 аппарата. Начиная с 1999 года приобретено 27 аппаратов: «Полюс-2», «Ультратон», «Искра-1» ,«Луч-4», «Мустанг», «Узор-2К», что дало возможность внедрить новые виды физиолечения (магнитотерапию, лазеротерапию, дарсонвализацию, ультрототерапию) и разработать новые методики лечения больных сахарным диабетом, ДЦП, бронхиальной астмой.