Дипломная работа: Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

Нині в Україні єдиним законодавчим актом, що регулює відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та основні питання архівної справи, є Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Вперше цей закон було прийнято 24 грудня 1993 р. Нову нині чинну редакцію Закону про НАФ було прийнято 13 грудня 2001р. Закон про НАФ нині є єдиним законодавчим актом, у якому зафіксовано норми організації діловодства України. Проте архівний закон не охоплює всіх положень, необхідних для регулювання діловодства, тому нагальним питанням є підготовка спеціального закону, що нині має умовну назву “Про діловодство”.

В Україні також прийнято низку законодавчих актів, які безпосередньо не стосуються організації діловодства, однак значною мірою впливають на його технологію. Передусім це Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та Закон України “Про електронний цифровий підпис”, що набули чинності з 1 січня 2004р.

1.2 Поняття про документне забезпечення діяльності органу місцевої влади

Соціально-економічні зрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

По-перше, це установи із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах району документообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, що відкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиною джерельної бази державних архівів.

Райдержадміністрація - чи не єдина установа районного масштабу, яка має у своїй структурі досить потужні служби документаційного забезпечення [13, 16].

1.2.1 Загальні вимоги щодо документного забезпечення

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки.

Отож, інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”). Такі:

- Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

- Для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

- Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

- Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

- Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

- Інші вимоги.

Класифікувати інформаційні системи можна за різними ознаками:

- За рівнем або сферою діяльності - державні, територіальні або регіональні; міжгалузеві, галузеві або відомчі; об’єднань або фірм підприємств або установ; технологічних процесів тощо;

- За рівнем автоматизації процесів управління - автоматизованого збирання й обробки інформації, інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення і прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;

- За ступенем централізації обробки інформації – централізовані, децентралізовані та зміщені інформаційні системи колективного використання;

- За ступенем інтеграції функцій – багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство, об’єднання – галузь і т. ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; одно рівневі інформаційні системи.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення організації [35, 23].

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об’єкт, засоби здійснення процесуально-діяльнісної та інформаційно-ресурсної складової.

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв’язання.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів, засобів документаційного, фотографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.