За делопроизводство в Костромской таможне отвечает отдел документационного обеспечения(далее – ОДО). От того, насколько профессионально ведется документация в ОДО, зависит успех управленческой деятельности в целом.

ОДО является структурным подразделением таможни и подчиняется непосредственно начальнику таможни – это видно из приложения 2, разработанного автором.

В своей работе руководствуется действующим законодательством РФ; ТК РФ; приказами и указаниями ГТК РФ, регионального таможенного управления. Положением о таможне; правилами и методическими указаниями Росархива. Другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления и архивного дела. Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (таможенном посту) и настоящим положением.

Задачи и функции ОДО

Основными задачами ОДО являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне;

- разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а так же организация работы архива и экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа;

- организация методической помощи в работе с документами структурных подразделениях таможенного органа;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации;[23] .

ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции :

-организует общее делопроизводство в таможенном органе;

-обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

-организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

-поверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

-обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

-оформляет, выпускает и хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным подразделениям и ознакомление с ними;

-осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку, и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

-организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

-разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотока и документооборота в целом;

-организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями ТК РФ и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

-организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

-принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией (в части информационного обеспечения) в автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

-осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив таможенного органа;

-организует и подводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа[24]

Изучив перечень основных функций и задач можно с точностью утверждать, какой многообразной и сложной является деятельность документационного отдела Костромской таможни. Для успешного достижения вышеперечисленных функций и задач ОДО необходимо взаимодействии с другими подразделениями и службами (юридическая, кадровая, материально-технического обеспечения, АСУ). Структура отдела представлена разработанной автором схеме 1.

· Костромской пост – документовед 6-го разряда Костромского таможенного поста

· Буйский таможенный пост – старший государственный таможенный инспектор Буйского таможенного поста