Дипломная работа: Прием новой документации в электронный архив

сформировать карточку учета (произвести копирование полей карточки головной СЕ);

присвоить значения атрибутам : позиция, количество и примечание.

Если новая КД имеет сборочный чертеж к изделию (рисунок 2.4), его также необходимо ввести в архив. Для этого нужно выделить изделие ЦЕ6.112.334СП (как показано на рисунке 2.4 и выбрать действие “Добавить новый СБ” (рисунок 2.5)). Появится форма для ввода информации о данном чертеже (рисунок 2.6).

В поле “Код сборочного чертежа” необходимо выбрать код данного чертежа из классификатора (рисунок 2.7), который вызывается путем нажатия на стрелку в поле атрибута ( по умолчанию стоит “нет кода” или “СБ”).

В поле “Формат СБ” необходимо указать формат листа, на котором был изготовлен чертеж.

В поле “Листов” необходимо указать количество листов данного чертежа.

В поле “По кооперации” необходимо выбрать нужное значение из классификатора.

В поле “Отметка о документе” необходимо указать значение из классификатора (при выборе значения “Подлинник находится на другом предприятии”, появится форма в которой необходимо будет указать номер предприятия, располагающего данным подлинником чертежа (рисунок 2.8)).

После ввода необходимой информации необходимо нажать Enter или кнопку Далее, проверить введенную информацию и также нажать Enter или кнопку Готово.

Контроль новой структуры осуществляется вручную путем мониторинга введенных данных и КД. При нахождении ошибок во введенных данных, они отсылаются обратно оператору с целью их исправления. После того, как будут проверены введенные данные, найдены все ошибки и исправлены, новая структура отсылается следующим операторам для импорта и постановки на абонентский учет новой КД.

В процессе импорта происходит регистрация документа (он проходит перед этим этап сканирования) в электронный архив. Чтобы начать импорт новой КД нужно:

В Главном меню в папке Работа с проектами дважды щелкнуть по Поиск объектов. Откроется диалоговое окно Поиск объектов, где необходимо выбрать вкладку Выбор.

В поле столбца Описание ввести обозначение объекта, к которому будет прикреплен документ.

Нажать Enter или кнопку Выполнить. Откроется объект (объекты) в соответствии с введенным обозначением.

Дважды щелкнуть на необходимый объект, в соответствии с описанием и типом. Откроется окно Выбора типа связи.

В столбце Описания выбрать Дерево проектов (рисунок 2.9).

Выбрать вкладку Документы архива. На этой вкладке щелчком правой кнопки мыши открыть контекстное меню и выбрать Импорт (рисунок 2.10).

Откроется диалоговое окно Выбора импортируемых документов, где необходимо будет выбрать отсканированные документы, соответствующие данной КД, и нажать кнопку Открыть (рисунок 2.11).

Откроется окно Импорта документов (рисунок 2.12). На вкладке Документы в секции Список документов в поле Действие выбрать Регистрировать и нажать на кнопку ОК.

В появившемся окне подтверждения Импорта документа нажать на кнопку Да (рисунок 2.13).

После нажатия кнопки Да появится информационное окно Обработки. Когда она автоматически закроется, в окне Дерева проекта на вкладке Документа архива появится импортированный документ.

В окне Дерева проекта щелкнуть правой кнопкой мыши по объекту и в открывшемся контекстном меню выбрать Выполнить действие.

Откроется диалоговое окно Выбора действия. На вкладке Выбор двойным щелчком нажать на Регистрацию импорта документа (рисунок 2.14).

На экране появится информационное окно Выполнения действия, которое сообщит о регистрации импорта документа. После завершения регистрации окно автоматически закроется.

Контроль импорта осуществляется путем открытия импортированного документа и проверки ее по средством мониторинга.

Для постановки на абонентский учет новой КД, она отсылается оператору, распределенному в начале работы. Данную новую КД необходимо открыть и развернуть Дерево проекта (рисунок 2.15)

Затем необходимо открыть дерево Карточки абонента (рисунок 2.16)

Далее следует добавить данный проект с входящими в подборку (для создания подборки необходимо нажать кнопку на панели инструментов, нажать Создать, перетащить правой кнопкой мыши изделие в подборку, нажать Добавить все и сохранить появившуюся подборку).

Далее следует добавить данный проект с входящими в подборку (для создания подборки необходимо нажать кнопку на панели инструментов, нажать Создать, перетащить правой кнопкой мыши изделие в подборку, нажать Добавить все и сохранить появившуюся подборку).