Дипломная работа: Проект электронного архива
Для предприятий городскийх электрических распределительных сетей существует своя специфика, обусловленная сложной структурой самих объектов недвижимого имущества. Рассмотрим, как осуществляется распределение электроэнергии на территории города, и что понимают под городской электрической сетью. Электроэнергия подаётся в город по высоковольтным линиям 35 – 1150 кВ (обычно 110 или 220 кВ). Эти линии приходят на понизительные силовые подстанции, на которых высокое напряжение преобразуется в напряжение 6 – 10 кВ. Дальнейшее распределение электроэнергии по городу происходит по линиям электропередачи (ЛЭП) напряжением 6 – 10 кВ. В городе подавляющее большинство ЛЭП – кабельные, но есть также и воздушные ЛЭП. От силовых подстанций линии электропередачи проложены до распределительных пунктов (РП) и трансформаторных подстанций (ТП). Распределительный пункт – электроустановка, предназначенная для приёма и распределения электроэнергии без преобразования и трансформации (на одном напряжении) Трансформаторная подстанция – электроустановка, служащая для преобразования и распределения электроэнергии. Другими словами, РП является промежуточным пунктом в электрической сети, а ТП – конечный пункт, где происходит преобразование напряжения 6 – 10 кВ в напряжение 0,4 кВ, которое подаётся потребителям.
Городская электрическая сеть города Екатеринбурга имеет очень сложную структуру: она содержит порядка четырех тысяч ТП/РП и порядка четырех ЛЭП. Под объектом недвижимого имущества понимается каждая ТП/РП, каждая кабельная и воздушная линия. Операции покупки/продажи/передачи электрических сетей производится с некоторым множеством объектов, которые объединяются в комплексы объектов недвижимого имущества. В нашем случае под комплексом объектов недвижимого имущества понимается оборудование, запитанное от одной силовой подстанции.
Для предприятий городских электрических распределительных сетей необходимо предоставлять также такие технические параметры комплексов объектов недвижимого имущества, как:
характеристики строения зданий трансформаторных подстанций (ТП), распределительных подстанция (РП), закрытых распределительных устройств (ЗРУ). Это размеры, год ввода в эксплуатацию, материалы стен, перекрытий, крыши, тип фундамента
По кабельным линиям - интегральные показатели. Это преимущественная марка провода, преимущественное сечение, преобладающий тип опор, преимущественная марка кабеля для каждого напряжения и т.д.
Вторая проблема, возникающая при подготовке документов – это сложные связи между объектами.
Все объекты недвижимого имущества являются одновременно объектами нескольких учетов:
Бухгалтерский учет основных средств. В нашем случае ведется в планово-экономической системе R/3 немецкой фирмы SAP;
Технический учет технических объектов для нужд обслуживающих подразделений, ведение технических паспотров. Осуществляется в комплексе паспортизации электротехнического оборудования ИК «РаспредСеть»;
Технический учет объектов недвижимого имущества. Не автоматизирован;
Юридический учет объектов недвижимого имущества. Не автоматизирован.
Все виды учета тесно связаны. Например, один имущественный комплекс содержит множество теххнических объектов, один технический объект (ТП) содержит несколько инвентарных номеров бухгалтерского учета, в одном документе описывается сразу несколько объектов недвижимого имущества, на каждый объект недвижимого имущества существует несколько документов.
Целью данного дипломного проекта является разработка комплекса, который позволит осуществлять технический и юридический учет объектов недвижимого имущества и интегрируется с существующими планово-экономическими и техническими комплексами.
1. Обзор систем документооборота
1.1 Основные термины и определения
Разработанная в ходе дипломного проектирования система реализует ряд функций системы управления документооборотом (СУД) предприятия.
Под документооборотом понимают совокупность процессов сбора, хранения, передачи, поиска и обработки документов; схема движения документов в своем жизненном цикле. В данном случае документ есть совокупность информации, которая относиться к специфическому предмету или связанным предметам. Информация, хранимая в электронном документе, может быть структурирована или иметь неструктурированный характер (в большинстве случаев). Для хранения структурированной информации обычно используются базы или хранилища данных. Неструктурированная информация обычно хранится в виде файлов, но может она может быть дополнена в рамках СУД множеством связей с другими документами и набором атрибутов.
В общем случае СУД представляет собой комплексное решение для автоматизации всего комплекса работ с документами, как созданными в данном учреждении, так и поступившими извне: ввод документов в систему, регистрация и рассылка, редактирование и модификация, оперативное хранение и архивация, поиск и просмотр, извлечение и воспроизведение, контроль исполнения, разграничение доступа, справочная служба и пр. Существенным является обеспечение групповой работы с документами.
Для ввода документов в систему используются штатные средства операционной системы или специальные программы. Как правило, система документооборота поддерживает ряд собственных и чужих форматов хранения данных. Основными инструментами для этого являются различные API, спецификация OLE, стандарты разметки документов SGML и XML и т.д. Особое внимание уделяется потоковому вводу документов – преобразование бумажных документов в электронный вид. Большинство современных СУД имеют в своем составе для этих целей OCR-программы (Optical Character Recognition). Правда, большинство из них не слишком эффективны.
Под регистрацией документа понимают присвоение ему уникального идентификатора и (или) атрибутов в рамках системы по принятым в учреждении правилам классификации для однозначной идентификации документа.
Рассылка (отправка) документов представляет собой передачу документа от одного лица к другому. Эта процедура характеризуется отправителем, датой отправки, получателем и датой получения. Рассылка может осуществляться как в рамках учреждения, так и с использованием сторонних организаций (более сложный случай). Организация упорядоченного движение документов является одной из основных целей внедрения СУД. Используются две схемы создания, обработки и исполнения электронных документов:
гибкая – не формализуемая последовательность действий по обработке документов, при которой на каждой операции невозможно определить, какая операция следующая и кто будет ее выполнять.
жесткая – предполагается наличие алгоритма обработки с указанием последовательности выполнения операций в зависимости от характеристик документами принимаемых на операциях обработки управляющих воздействий.
1.2 Характеристики современных СУД
Рассмотрим три наиболее распространенные в мире СУД: Documentum компании Documentum, DOCS Open фирмы PC DOCS и DocuLive германского концерна Siemens Nixdorf Informationssisteme. Все три СУД относятся к числу наиболее известных инструментов для управления документами в корпоративных информационных комплексах, т. е. они рассчитаны в первую очередь на крупные предприятия, хотя могут использоваться и в рамках отдельных подразделений или на небольших фирмах. Они характеризуются универсальностью (способны работать на различных прикладных участках), прекрасной масштабируемостью (лего расширяются) и безопасностью (разграничение прав и контроль доступа реализованы в них на весьма серьезном уровне, что очень важно для коммерческих, юридических, научно-исследовательских организаций).
Необходимо отметить, что во всех трех рассматриваемых СУД есть средства, позволяющие сущесвенно расширить базовый функционал системы, и даже более того – практически каждая из систем теоритически позволяет создать информационный комплекс произвольной сложности. Объясняется это тем, что данные СУД ориентированы на крупных корпоративных заказчиков, которе, как правило, приобретают готовое интегральное решение, учитывающее специфику конкретной компании или достаточно мощное средство для построения системы силами собственных служб информационных технлогий. Для этих целей в каждую из систем встроено несколько инструментов, позволяющих производить настройку на различных уровнях (от изменения списка атрибутов в регистрационно-контрольной карточке документа до встраивания функционала системы в заказное программное обеспечение).
Приведем список характеристик корпоративных СУД.
Атрибутивный поиск
Как известно, системы управления документами оперируют документами различных видов (письмо, статья, чертеж, презентация, договор) и типов (документ Microsoft Word, таблица Microsoft Excel, почтовое сообщение и проч.), которые характеризуются определенным форматом хранения данных (как правило, каждая прикладная программа имеет свой собственный формат). Каждый документ имеет набор атрибутов, таких как название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа и многие другие. Атрибуты существенно облегчают поиск нужной информации в больших архивах документов.