Дипломная работа: Проект электронного архива

Контроль доступа пользователей

Обеспечение безопасности становится все более насущной необходимостью по мере развития сетей, и корпоративные СУД поддерживают несколько механизмов контроля доступа, которые включают аутентификацию пользователей, несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и проч.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в РКК, что имеет место в DOCS Open), а также включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями (к примеру, группа начальников отделов). Кроме того, возможно встраивание в СУД средств криптографической защиты.

История работы с документом

Одной из составляющих модели безопасности современных СУД является протоколирование всех действий пользователей. В прикладном плане это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.). В системах Documentum и DocuLive данный этап надо программировать, а в DOCS Open он реализован изначально.

Средства администрирования системы

Все рассматриваемые системы имеют удобные средства администрирования, позволяющие синхронизировать списки пользователей СУД с учетными записями сетевых операционных систем и выполнять настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия (создание классификаторов, общих папок, конфигурирование распределенных архивов и многое другое).

Поддержка технологий Internet/intranet

Корпоративные сети на основе данных технологий получают все большее распространение благодаря простоте администрирования и низкой стоимости владения. Рассматриваемые СУД также позволяют пользователям работать с архивом документов через так называемый тонкий клиент — интерфейс СУД, загружаемый в Internet-браузер и не требующий отдельных программ-клиентов. Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями СУД, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок, HTML-представлений или в исходном формате) на Web-сервер.

Переносимость и работа в разнородных сетях

Сегодня для корпоративных систем важна и такая характеристика, как переносимость, т. е. способность работать на различных программно-аппаратных платформах, поскольку в большинстве организаций накопилось очень много разнородной техники. Сервер приложений Documentum — среднее звено в его 3-х звенной архитектуре клиент-сервер — может работать под различными версиями UNIX и Windows NT, в то время как сервер приложений DOCSFusion – только под Windows NT (серверы библиотек (SQL) и документов могут работать под управлением других ОС). Список поддерживаемых операционных сред на клиентских местах наиболее внушителен опять же у Documentum: кроме различных версий Windows он включает MacOS, OS/2 и X-терминалы Motif. Все три СУД могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другие ODBC-совместимые SQL-базы данных. Documentum и DocuLive, кроме того, работают с Informix. Важно отметить, что выбор СУБД предопределяет еще один набор платформ — на этот раз для базы данных. И если для Oracle он включает практически все известные операционные системы (UNIX, Windows NT, Novell NetWare), то для Sybase и Informix он чуть меньше (UNIX, Windows NT).

Возможность взаимодействия нескольких серверов

Documentum поддерживает резервирование серверов, позволяя на лету (с сохранением бесперебойной работоспособности информационного комплекса) производить замену в случае отказа одного из них. DOCSFusion в этих целях будет поддерживать кластерную технологию Microsoft. Следует, однако, отметить, что «горячая» замена серверов важна только для критичных к бесперебойной работе приложений, например электронных средств массовой информации (Web-сервер).

Поддержка открытых программных стандартов

Все три системы имеют открытое API и позволяют как расширять функционал самих СУД, так и встраивать их функции в прикладное программное обеспечение. Наиболее полный список поддерживаемых технологий у СУД Documentum, что следует из ее истинной многоплатформенности. В частности, она реализует такие экзотические, по крайней мере для России, стандарты, как Apple Events и UNIX ToolTalk. DOCS Open, так же как и Documentum, поддерживает стандарты DCOM, ActiveX, ODMA, OLE Automation, MAPI, система DocuLive — ActiveX, OLE Automation и MAPI.

Интеграция с внешними приложениями

Возможности по интеграция с внешними приложениями во многом определяются предыдущим пунктом. И здесь следует отметить, что СУД DocuLive, в отличие от двух остальных систем, обеспечивает лишь «одностороннюю» интеграцию с внешними приложениями — из архива можно вызвать программу, соответствующую формату документа, но из офисных и прикладных программ нельзя прозрачно, с точки зрения пользователя, обратиться к архиву. Эту возможность предоставляют как Documentum, так и DOCS Open (например, при попытке открыть документ в Microsoft Word вызывается не стандартное окно программы для загрузки файла с диска, а поисковая форма СУД).

Пользовательский интерфейс

То, насколько интуитивным и удобным является интерфейс программы, во многом определяет ее успех на рынке. Для рядового пользователя интерфейс, пожалуй, важнее, чем производительность, безопасность и масштабируемость системы. С эргономической точки зрения интерфейсы Documentum и DOCS Open в целом отвечают современным требованиям. Новая версия DOCS Open, благодаря тесной интеграции со средой Microsoft Windows и упрощением работы с СУД, несомненно, лучшая по данной характеристике.

Цены

Поскольку средняя цена системы на одно рабочее место сильно зависит от объема и комплектации поставки, сравнить системы по данному параметру довольно затруднительно. Однако можно констатировать, что все три системы относятся к числу дорогих программных продуктов, и наиболее сильно эта тенденция выражена у СУД Documentum (несколько тысяч долларов за рабочее место). Менее дорогие DOCS Open и DocuLive имеют примерно равную стоимость (DOCS Open чуть дешевле).

1.3 Стандарты СУД

Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проблемы.

Архивная система должна быть интегрирована с приложениями, в которых порождаются различные электронные документы. Желательно, чтобы эта интеграция была прозрачной для пользователя, который работал бы с архивной системой напрямую, минуя обращения к файловой системе. Следовательно, диалоги операций с файловой системой должны быть заменены на диалоги работы с архивной системой. Единственным решением удовлетворить как производителей приложений, так и производителей архивный систем является выработка единого стандарта взаимодействия между системами такого класса. Этой цели достигла первая версия стандарта ODMA (Open Document Management API). На сегодняшний день данный интерфейс поддерживается следующими производителями архивных систем: PC DOCS, Saros, Novell (Soft Solutions), Watermark, Documentum и со стороны производителей приложений компаниями Corel (Corel WordPerfect Suite) и Microsoft (Office 97).

Иногда предприятие использует одновременно несколько систем управления документами. В качестве примера можно привести транснациональную и многопрофильную корпорацию DuPont. В подразделениях, которые ведут разработку новых химических продуктов, исторически используют Documentum; новые подразделения остановили свой выбор на DOCS Open, как на более дешевом решении в расчете на одного пользователя. Соответственно возникает проблема, как пользователю с одного рабочего места иметь доступ к нескольким архивным серверам для поиска документов. Для обеспечения совместной работы нескольких архивных серверов предназначен стандарт ODMA версия 2. Впервые такая совместная работа серверов DOCS Open и Documentum была продемонстрирована в середине 1996 года.

Существует проблема, аналогичная предыдущей, но для систем класса workflow. Выработкой стандарта для совместной работы workflow-систем от различных производителей занимается некоммерческая организация WorkFlow Coalition, а выработанная ею спецификация носит название Workflow Coalition API. В середине 1996 года была показана совместная работа систем от семи производителей.

При работе с образами документов важна унификация используемых форматов. В качестве единого формата для черно-белых образов документов был принят формат TIFF GROUP IV. Для электронных документов другого типа стандартизация не достигла значительного прогресса вследствие разнообразия типов приложений, порождающих электронные документы. Для распространения электронных документов постепенно принимается формат, разработанный компанией Adobe, - PDF.

1.4 Необходимость разработки

Во введении была показа на актуальность решаемой задачи, также выше были рассмотрены существующие СУД. Покажем теперь, почему необходимо разрабатывать самостоятельный комплекс, а не воспользоваться существующими.

Существующие системы документооборота предназначены для комплексного решения задач документооборота в рамках всего предприятия и, как правило, требует больших работ по донастройки системы под нужды заказчика. Соответственно и цена за одно рабочее место для России достаточно велика. В нашем случае упор делается именно на архивное хранение документов, поэтому не нужны функции по движению документов.