Дипломная работа: Робота довідково-бібліографічного відділу бібліотеки Національного університету водного господарства і природокористування
Призначення картотеки - читацька, виконує інформаційно-бібліографічну функцію.
Тематика картотеки галузева. В ній відображаються матеріали із загальних проблем науки, техніки, лісового та сільського господарства, гуманітарних та суспільно-політичних наук тощо. У картотеці також відображаються директивні матеріали, статті із збірників, видань, що продовжуються, журналів, газет, які є у фонді, а також відсутні видання, які представляють цінність та актуальність для читачів бібліотеки [47].
Картотека журнальних статей також представлена картотекою наукових праць викладачів Університету [47].
Картотека включає літературу, видану на українській та російській мовах.
Спосіб групування матеріалу в картотеці аналогічний систематичному каталогу. У межах кожного ділення картки розставлені у зворотно-хронологічному порядку.
У картотеці представлені картки Книжкової палати України і рукописні. Відображення нових надходжень у картотеці відбувається щомісяця. Директивні матеріали уряду - по мірі їх публікації.
Редагування картотеки поточне, у процесі включення карток у картотеку. Хронологічні межі статей різних галузей залежить від профілю вузу [47].
Зовнішнє оформлення картотеки журнальних статей включає індекси класифікаційної системи ББК і УДК (за таким самим принципом як і в систематичному каталозі), словесні формулювання індексів ББК, номер ящика.
Електронний каталог ”УФД-бібліотека”
На поточний момент термін типу, ,інформаційне століття,, сприймається досить буденно. Дійсно, роль інформації в діяльності окремих організацій та суспільства цілому невпинно зростає. Цей факт відбився на формуванні поняття інформаційного ресурсу як окремого ресурсу організацій, галузі або країни. Як правило, інформаційний ресурс упорядкований в двох- або трьохрівневу структуру. На нижньому рівні знаходиться неформалізована інформація у вигляді паперових документів, магнітних носіїв, кіно фотоплівок, комп’ютерних файлів. На другому рівні розміщується формалізована інформація у вигляді картотек та баз даних. Третій рівень складають словники-довідники, де розміщується інформація про те, де і яким чином можна знайти інформацію. Цей рівень є характерним для випадків використання значної кількості різних технологій збереження і доступу до інформації перших двох рівнів. Він часто відсутній. Тоді його роль в певній мірі виконує другий рівень [14].
Зростання обсягів інформації та дедалі більш жорсткі вимоги до її актуальності й доступності змушують все більше уваги приділяти засобам автоматизації. Так, останнім часом ми стали свідками широкого впровадження комп’ютерних систем фактографічного типу.
Технології, Інтернет суттєво розвинули документальні системи. Друге дихання отримали інформаційно-бібліотечні системи. За останні кілька років вони встановлені у більшості університетів, в багатьох інституціях державного управління, проектно-конструкторських закладах, публічних бібліотеках. Винятком не став і НУВГП. Тут перевага надалась інформаційно-бібліотечній системі «УФД/Бібліотека», що вже зарекомендувала себе з позитивної сторони приблизно у 80 установах України.
Електронний каталог містить інформацію про документи, надаючи можливість здійснювати їх пошук за різними ознаками (атрибутами) та відповідністю до певних класифікаторів (рубрика творів, предметних каталогів і ін.).
Слід особливо зауважити, що на поточний період мало уваги приділяються організації зв’язків між документами. Сучасна система дає можливість ввести зв’язки різних типів (серія-підсерія-документ серії, основний документ-додаток, стандарт – сучасний стандарт)[14].
Основний каталог є центральною ланкою системи. До нього під’єднуються додаткові інформаційні засоби: відомості про примірники (бібліотечний фонд), про складові частини документа (нумерація), предметні каталоги, каталоги персоналій, навчальних дисциплін і т.д.
Особливу роль відіграють тематичні картотеки. Це рубрикатори, предметні каталоги, каталоги персоналій, дисциплін, об’єднані єдиним механізмом побудови і використання. Така картотека є ієрархічною структурою, елементами якої є «теми». Теми повязуються з документами так, що за темою легко відібрати документи які до неї відносяться. Так, досить просто відібрати документи, що стосуються певної персоналії, дисципліни. Теми також можна використовувати в ролі закладок або ключових слів.
Одним з основних призначень системи є створення умов для ефективного відбору документів за різними ознаками. Такими ознаками можуть бути значення окремих атрибутів опису документа, наприклад, його назва, автор або рік чи дата видання, а також належність до тем тих чи інших класифікаторів. При цьому способи в які буде здійснюватись пошук, залежать від багатьох обставин: в першу чергу, від того, що відомо читачу про сам об’єкт пошуку. Розглянемо кілька прикладів. Читач бажає знайти документи, що відносяться до певної теми (галузі знань, прізвища). Оскільки читач не знає точно, які теми передбачені у відповідних класифікаторах, він починає з пошуку теми. Вводиться контекст (частина слова, яку має містити тема).
Так, за контекстом «Економіка» знаходимо кілька тем: «Економічна теорія», «Економічна історія», «Економічна статистика» і т.п. вибираємо, наприклад, «Економічна статистика» і дивимось, яке місце в ієрархії тем даного каталога вона посідає. Тема знаходиться в класифікаторі ББК, в розділі «Економіка. Економічні науки» в підрозділі»705 Економічна статистика. Облік економічна теорія ». Вважається, що це саме те, що треба. Тоді, натиснувши на кнопку »Відбір документів за темою», отримуємо перелік документів, які відносяться до цієї теми. Отже можна шукати документи, що відносяться до призначеної теми і всіх підтем. Можна також додати цю умову вибору до переліку умов і подовжити формування даного переліку.
Але якщо точний контекст задати проблематично, але відомий розділ певного класифікатора, наприклад, галузь знань- «Науки про землю» в класифікаторі ББК. Тоді відкривається класифікатор і поступово розвиваються теми, що відповідають задуму читача. Після того позначається конкретна тема і так само, як у попередньому випадку, знаходиться відповідні документи або доповнюється перелік умов вибору.
Слід зазначити, що ця схема пошуку може доповнювати попередню. Тобто, можна спочатку знайти тему за контекстом, а потім передивитися теми, які оточують її в певному класифікаторі і вибрати найбільш прийнятну.
Виходячи з досвіду експлуатації інформаційно-бібліотечних систем, відбір документів за темами є найбільш поширеним засобом пошуку. Його ефективність безпосередньо залежить від адекватності обраних класифікаторів(ББК, УДК).
Водночас, коли читач має конкретні відомості про документ, який він хоче знайти, наприклад, знає назву, автора чи рік видання, слід скористатися засобами пошуку за атрибутами. Вибирається поле опису документа, наприклад, «Назва документа», умова, наприклад, «містить слова» і слова, які має містити назва в даному випадку – «економіка», «гроші…» і «банк..». одночасно можна задати кілька умов. Можна просто додавати до переліку умов відбору, поєднуючи їх з умовами відбору за темами.
Слід зазначити можливість перегляду каталожної картки поточного документа. Тип картки вибирається в нижньому полі форми. (картка містить основні відомості про документ, які в значній мірі дозволять визначити, чи влаштовує він читача).
Однією з основних задач є створення і підтримка довідково-бібліографічного апарату (ДБА) та різних картотек, в тому числі картотеки аналітики. Для відбору документів застосовується переважно їх класифікаційні ознаки. За базовий береться один з класифікаторів (ББК чи УДК) і на його основі складається тематичні картотеки(каталог ключових слів) і т.п.
Впровадження автоматизованої бібліотечної системи суттєво спрощує введення ДБА, об’єднуючи алфавітний, систематичний каталоги, окремі тематичні напрямки (праці викладачів) та види видань.
З урахуванням можливостей сучасних інформаційно-бібліотечних систем, (а у випадку НУВГП- „УФД/Бібліотека”), відбирати документи, зареєстровані в електронному каталозі, за певними ознаками і формувати з відібраних ті чи інші переліки може будь-який читач, завданням бібліографів стає наповнення електронного каталога.
В НУВГП нові надходження вливаються в електронний каталог з 2002 року. З 2003 року розпочинають вибіркове ретроспективне введення бібліографічних описів літератури з 1990 року. Паралельно роздруковуються картки для паперового каталогу [49].
Всього в 2005 році було введено 7089 описів (заплановано – 8000). загальна кількість введених описів на кінці 2005 року становить 18245 (заплановано – 18000) [ 50].
Створюється електронна картотека „Праці професорсько-викладацького складу НУВГП”.