Дипломная работа: Розробка автоматизованого робочого місця управління замовленнями у малому бізнесі (ПП "Сігма")

– формування списку замовлень;

– ведення замовлень;

– ведення списку послуг;

– ведення списку матеріалів;

– ведення списку груп послуг;

– ведення списку груп матеріалів;

– формування кошторису на замовлення;

– формування звіту по кошторису для друку.

Тепер розглянемо кожен пункт окремо і визначимо конкретніше, що саме і яким чином автоматизовано.

1.1.3.1 В едення замовлень

Веденням замовлень займається майстер з ремонтних робіт. Після формування списку матеріалів для ремонтних робіт майстер записує в книгу замовлень усю інформацію про клієнта та замовлення. Вручну вираховує скільки буде коштувати послуга клієнтові, включаючи вартість необхідних матеріалів, та передає інформацію бухгалтеру. В цій ситуації важко продивитися скільки замовлень робив даний клієнт, на яку суму, останне його замовлення та інше. При роботі із програмою заведенням у базу даних усіх замовлень повинен займається майстер з ремонтних робіт. Після прийняття замовлення він складає список усіх необхідних для роботи матеріалів і формує замовлення у програмі.

1.1.3.2 Ф ормування списку замовлень

Оскільки уся інформація вводиться і зберігається в базі даних, то ми можемо отримати оперативну інформацію про кількість і вміст замовлень. Це набагато простіше ніж передивлятися усі рядки в книзі замовлень.

1.1.3.3 В едення списку послуг

Коли клієнт приходить і робить замовлення на ремонтні роботи, майстер з ремонтних робіт складає перелік необхідних послуг, які потрібно виконати, виходячи з слів клієнта. Перелік необхідних послуг майстер визначає по книзі послуг. Це дуже не зручно. Оскільки найменування робіт можуть бути надто довгими, то майстер майже завжди робить скорочення найменування послуг. Тому одна й та ж послуга може бути записана по різному. Це викликає претензії у деяких клієнтів. Тому набагато краще мати довідник послуг, який буде містити повний перелік послуг. У довідник достатньо один раз ввести найменування послуги і вказати вартість даної послуги. Потім достатньо просто вибирати дану послугу зі списку послуг і вона автоматично з'явиться в сформованому замовленні. Також автоматично навпроти послуги з'явиться її вартість.

1.1.3.4 Ведення списку матеріалів

Отримавши замовлення майстер окрім перегляду списку послуг повинен переглянути список матеріалів для того, щоб переконатися, що матеріал існує і подивитися скільки він коштує. Якщо майстер не пам'ятає ціну матеріалу, то її визначення може зайняти деякий час. Для серйозної ремонтної роботи, яка вимагає великого достатку матеріалу, розрахунок вартості матеріалів може зайняти кілька хвилин. При великій кількості клієнтів це неприйнятно. До того-ж оскільки деякі найменування матеріалів є досить довгими майстер пише постійно скороченнями, що викликає труднощі у нового персоналу ремонтників, які мають отримати зазначені матеріали. Програма пропонує одноразово ввести матеріал в довідник, а також його ціну, а потім автоматично вибирати цей матеріал. До того ж ціна матеріалу і його загальна вартість будуть розраховуватися автоматично.

1.1.3.5 Ведення списку груп послуг

Оскільки список послуг є досить великим, то його необхідно досить таки довго шукати. Набагато грамотніше буде розбити всі послуги на групи. Наприклад, якщо вам необхідна послуга укладання лінолеуму, то не потрібно шукати дану послугу з усього переліку, а досить вибрати групу підлоги і там з невеликого списку знайти необхідну нам послугу. Грамотне ведення даного довідника збереже безліч часу майстру і клієнтам.

1.1.3.6 Ведення списку груп матеріалів

Оскільки список матеріалів є досить великим, то певний матеріал необхідно довго шукати. Набагато грамотніше буде розбити всі матеріали на групи. Наприклад, якщо вам необхідний матеріал жалюзі пластикові червоні, то не потрібно шукати даний матеріал з усього переліку, а досить вибрати групу жалюзі і там з невеликого списку знайти необхідний нам матеріал. Грамотне ведення даного довідника збереже безліч часу майстру і клієнтам.

1.1.3.7 Формування кошторису на замовлення

Ця функція спрощує формування кошторису на замовлення. Тепер не потрібно вручну заповнювати документ. По вже сформованому замовленню кошторис формується за частки секунди. Це набагато швидше, ніж вручну переписувати всі дані. При електронному документообігу немає потреби по кілька разів заводити одну й ту ж інформацію.

1.1.3.8 Формування звіту по кошторису для друку

Коли кошторис на замовлення вже сформований, його можна легко роздрукувати. Для цього розроблена спеціальна форма для друку. Сформований за частки секунди кошторис можна настільки ж швидко послати на друк. До того ж у формі передбачена спеціальні можливості, які дозволяють керувати масштабом звіту, здійснювати навігацію по звіту, здійснювати налаштування друку.

1.1.4 Опис постановки завдання

Виходячи з сучасних вимог, що пред'являються до якості роботи фінансової ланки приватного підприємства, не можна не відзначити, що ефективна робота його цілком залежить від рівня оснащення компанії інформаційними засобами на базі комп'ютерних систем.

Комп'ютерний облік має свої особливості і радикально відрізняється від звичайного. Комп'ютер не просто полегшує облік, скорочуючи час, потрібний на оформлення документів і узагальнення накопичених даних для аналізу ходу торгової діяльності, необхідного для управління нею.

Звіти про становище у сфері надання послуг, одержувані за допомогою комп'ютера, можна отримати і без нього – ніякої особливої математики в комп'ютері не міститься – але| на розрахунки піде стільки часу, що вони вже ні на що не будуть потрібні; або ними доведеться зайняти таку кількість розраховувачів, що на їх зарплату піде значно більше, чим буде одержано прибутку в результаті їх розрахунків. Таким чином, при застосуванні комп'ютера "кількість переходить в якість": збільшення швидкості розрахунків робить можливим якісне поліпшення самої схеми побудови надання послуг.