Дипломная работа: Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования
Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные в дальнейшем служат единственным основанием для отражения хозяйственных процессов в текущем бухгалтерском учете. То есть, документация – это способ оформления имущества организации, ее обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация выполняет такие функции: информационная (фиксирует все хозяйственные операции и сохраняет информацию о них); оперативного управления (первичные учетные документы используются для передачи распоряжений от руководителей к исполнителям); контрольная (проверяется экономическая целесообразность и законность хозяйственных операций); аналитическая (позволяет на основе документов проводить анализ деятельности предприятия) [51].
Чтобы бухгалтерская документация могла выполнять указанные функции, она должна отвечать следующим основным требованиям. Она должна быть: точной (содержать информацию, строго соответствующую содержанию произведенных хозяйственных операций); полной (содержать всю, а не выборочную информацию о хозяйственных процессах); ясной (понятной внутренним и внешним пользователям); качественной (оформленной в строгом соответствии с требованиями).
Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения. Организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерских документов от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом. Для своевременного оформления документов, правильной обработки, поступления из подразделений предприятия главным бухгалтером разрабатывается график документооборота, который утверждается руководителем организации и доводится до каждого материально ответственного лица (Таблица 1.1) [53].
Таблица 1.1
Пример графика документооборота по предприятию
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| количество экземпляров | ответственный за выписку | ответственный за оформление | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку | кто представляет | порядок представления | срок представления | кто исполняет | срок исполнения | кто исполняет | срок пере- дачи | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| Требование | 2 | цех | ОМТС, бухгалтерия | склад | ежедневно (до… часов) | бухгалтерия |
1 экз. –цех, 2 экз.-склад | при отчете, при реестре | ежедневно (до... часов) | бухгалтерия | ежедневно | бухгалтерия | по истечении квартала |
Поступающие в бухгалтерию первичные документы в обязательном порядке подвергаются проверке, осуществляемой по таким направлениям:
1) формальная проверка – определение соответствия документов установленным формам: правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов; конкретность отражения хозяйственных операций; четкость проставления единиц измерения; наличие и подлинность подписей.
2) проверка по существу – установление законности совершенных хозяйственных операций: соответствие законодательству; соответствие производственному плану; соответствие нормативам; соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.
3) арифметическая проверка – контроль правильности арифметических подсчетов: проверка правильности отражения количественных и стоимостных показателей, пересчет результатов их перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;
4) встречная проверка – сопоставление одних документов с другими (например, оправдательных с распорядительными).
Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки. Таксировка (расценка) – перевод натуральных (кг, шт, м) и трудовых измерителей (часы, рабочие дни), указанных в документе, в денежные. После таксировки осуществляют группировку документов, которая является следующим этапом их обработки. Группировка – это подбор документов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки – получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению материалов могут группироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурному номеру материалов; авансовые отчеты работников – по цели использования денег (на командировочные расходы, на административно-хозяйственные нужды); кассовые документы – по приходу и расходу. После деления по основному признаку возможна дополнительная группировка: документов на материалы – по складам предприятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов – по источникам поступления денег в кассу и т. п. После группировки делают записи по группе однородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.
Далее документы направляют на контировку. Контировка - указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям [42, 53, 56, 58].
После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Все организации обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности … организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. Решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г., с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, к документам со сроком хранения 1 год относят переписку о сроках представления отчетности; 5 лет – квартальную отчетность, журналы и ведомости, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, кассовые оправдательные документы, главные книги и журналы; 10 лет – годовую отчетность, инвентарные описи, сличительные ведомости, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания их с баланса. Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу зарплаты хранятся в 75 лет. При прекращении деятельности организации документы по начислению и выплате зарплаты подлежат обязательной сдаче в государственные архивы [1, 15, 36].
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета. Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. Денежные документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия [51].
Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия [15].
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к ?