Дипломная работа: Технология оформления протокола
Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей.
Словом "председатель" начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь". Например:
Председатель - Харченко В.И.
Секретарь - Филимонов С.Б.
Председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается;
Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола.
В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.
Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к список может не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление протокола.
В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
Слово “Присутствовали: ”, которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.
Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал.
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано "Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117".
Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные: ", также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.
Слово “Приглашенные: ” оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова “Присутствовали: ” и заканчивается двоеточием.
Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Далее следует повестка дня.
В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием и являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика.
Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения, оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора).
Вопросы повестки дня строятся по формуле "о чем?"
Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об").
Повестка дня:
1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.
Доклад финансового директора Мовчана С.А.
2. О подготовке рекламной кампании сезона "Весна-Лето-2005"
Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.
Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт "Разное".
Повестка дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить.
ВЫСТУПИЛИ: