Дипломная работа: Технология работы с документами в негосударственных организациях на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига"

- приказы и указания руководства ЗАО «Технолига».

При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, к. и. н. С.Л. Кузнецова, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева.

В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой1 уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.

В издании «Организация работы с документами»1 А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводства. Как основа документоведческих научных дисциплин рассматривается развитие и современное состояние терминологии в сфере документационного обеспечения управления. Так же даны характеристики общих и специальных функций документов, а также список основных систем управленческой документации. Значительное внимание уделяется и правилам подготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документ в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело»

В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения»2 Е.В. Алексеева, А.П. Афонасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичина рассматривается история оформления архивной службы России, а также состав Архивного фонда Р.Ф., правила оформления дел длительных сроков хранения, состав учетных документов архива, требования к оборудованию архивохранилищ и формы использования архивных документов.

В статьях «Практические советы секретарю»1 Л.А. Доронина и в статье «Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность»2 Ю.Н. Плотников, О.В. Плотникова изложены роль и функции секретаря в современных условиях, даны практические рекомендации по планированию и организации рабочего дня, развитию навыков общения, созданию профессионального имиджа и самосовершенствованию. Рассматриваются деловые отношения секретаря и руководителя. Проводятся границы их функциональных обязанностей и сфер ответственности. Обращается также внимание на существенное различие секретарской профессии от функций клерка или машинистки, что часто отожествляется на бытовом уровне. Особое внимание уделяется достижению взаимопониманию секретаря и руководителя, а также эффективности проведения совместных рабочих совещаний.

В журнале "Секретарское дело" в статьях «Деловое письмо: складывание традиций оформления»3 С.В. Русакова и «Деловая переписка»4 Н.В. Басакина особое внимание уделяется культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции.

В статье Г.Ю. Максимовича, В.И. Брестова «Автоматизация информационного обеспечения управления»5 и в статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами»1 рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Взаимосвязь основной и информационной деятельности. Характеристика современных технологий. Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности.

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Наряду с документационными материалами источником послужили наблюдения и метод анкетирования.

1. Метод изучения организации работы по ДОУ в Строительной Компании был использован, когда автор изучал нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами в ЗАО "Технолига".

2. Метод наблюдения был использован для того, чтобы выяснить, каким образом осуществляется составление и оформление документов в организации, а также технология работы с ними (прием, распределение, регистрация, контроль).

Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, изучить текущее состояние и проанализировать организацию работы с документами в закрытом акционерном обществе на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига", а также дать предложения по совершенствованию технологии работы с документами в конкретной организации.

Исходя из указанной цели, автор поставил следующие задачи:

1. дать краткий очерк истории создания ЗАО Строительная Компания "Технолига", его организационную структуру;

2. определить роль и место службы ДОУ в структуре организации;

3. изучить состав нормативно-методических документов, регламентирующих процесс работы с документами в ЗАО Строительная Компания "Технолига" на современном этапе;

4. определить соответствие работы с документами в организации общероссийским нормативно-методическим документам, правилам;

5. выявить имеющиеся недостатки в технологии работы с документами, начиная с этапа их первичного приема до момента сдачи в архив;

6. сформировать и разработать предложения по рационализации и совершенствованию постановки делопроизводства в обществе.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО "Строительная Компания "Технолига".

Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент.

В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, составлению необходимых в службе делопроизводства организационных документов, таких как положение и инструкции.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.