Дипломная работа: Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ "ДТР")

Вступ

Тема роботи «Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ «ДТР»)».

Серед найважливіших проблем діяльності підприємства є забезпечення збереженості архівних документів. Це складова частина охорони пам'яток історії, культури та науки, що має велике суспільне значення. З давніх-давен, як виникло письмо, перед людством постало питання про можливість збереження надбань культури, науки для наступних поколінь. Всі документи, які виникають під час діяльності суспільства становлять велику історичну, культурну цінність.

Широка різновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішення науково-технічних завдань, пов'язаних з пошуком і розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Тому доцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документів повинна мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості паперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значною мірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність.

Актуальність обраної теми пояснюється тим, що на підприємстві під час його діяльності створюється велика кількість документів, багато з яких представляють собою наукову цінність для наступних поколінь і проблема збереження таких документів дуже гостро стоїть для підприємств. Процес документування діяльності підприємства – дуже складна і важлива процедура, а збереження документів в первісному вигляді – ще важче.

Метою даної роботи є дослідження проблеми процесу збереження документів підприємства на сучасному етапі та перспективи розвитку інформаційних технологій, які покликані забезпечити краще збереження важливих документів для наступних поколінь.

Дослідження проводиться на базі ТОВ «ДТР», яке у процесі своєї діяльності створює багато важливих документів, що містять цінну інформацію.

Об’єктом дослідження є проблеми збереження документів.

Предметом дослідження є ТОВ «ДТР», перед яким також постає проблема надійного збереження важливих і цінних документів для подальшого використання.

Проблемам збереження документів на сучасному етапі розвитку суспільства приділяється значна увага, розробляються різного роду положення, методичні рекомендації, правила, електронні системи збереження документів.

Проте, існує ще чимало проблем, які потребують нагального вирішення. Зокрема, це вдосконалення законодавства щодо збереження документів, розробка і впровадження новітніх досягнень науки і техніки в галузі збереження цінних документів.

Розділ 1. Теоретичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві

1.1 Аналіз терміносистеми дослідження

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності в тому числі і в діяльності ремонтно-транспортних підприємств. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа. В цьому полягає актуальність даного дослідження.

Документ - основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.

Юридична чинність документа - це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Система документації - це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності й однакових вимог до їх оформлення.

Документи, що становлять одну систему документації (СД), пов'язані єдністю цільового призначення й у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Забезпечення документування - це лише одна складова ДЗУ, друга його складова - організація роботи з документами. Організація роботи припускає організацію документообігу, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації.

Документообіг - це сукупність взаємозалежних процедур, що забезпечують рух документів з моменту їх створення (надходження) до завершення виконання або відправлення в зовнішнє середовище.

Невід’ємною частиною знання про документ є обізнаність з основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодства.

Отже, документ - основний засіб комунікації. Він повинен мати таку форму й зміст, щоб:

Сприяти більш оперативному руху інформації з інстанцій;

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--