Доклад: Как оформляют документы

Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.

Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами7. Они обеспечивают:

юридическую силу документов;

их оперативное составление и использование;

быстрый поиск;

возможность автоматизации работы.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

левое -- не менее 20 мм (обычно, 35 мм) -- для подшивки;

верхнее -- не менее 20 мм;

правое -- не менее 10 мм;

нижнее -- не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами8. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом. Мы рассмотрим несколько наиболее часто встречающихся видов документов.

На рисунке показано расположение реквизитов, использующихся в этих документах.

Адресат

НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА Дата Номер Заголовок к тексту Текст документа Подпись

В адресе должны быть указаны должность, фамилия и инициалы получателя документа (в некоторых документах по традиции -- и автора), например:

Директору школы №9999

Петрову В.В.

от ученика 8 класса "А"

Иванова Ивана

Реквизит "название документа" проставляется на всех документах, кроме писем. Он печатается заглавными буквами (раньше -- по центру строки, теперь он, как и другие реквизиты печатаются с выравниванием по левому краю).

Дата -- один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Чаще используется числовая запись даты, но допустима и полная.

Заголовок кратко описывает содержание документа. Он должен быть грамматически согласован с названием, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". Например, "АКТ инвентаризации".

После заголовочной части документа ("шапки") следует основной текст. Для него при наборе на компьютере используется "полное" выравнивание, абзацный отступ устанавливается примерно 5-8 мм.

Заканчивает документ обязательный реквизит -- подпись. В ее состав входят: полное наименование должности; личная подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). Документы коллегиального органа (собрания, совета, конференции и т. п.) подписываются его председателем и секретарем. На определенных видах документов подпись заверяется печатью, которая проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и часть личной подписи.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--