Контрольная работа: Анализ документооборота в ГОУ НПО "Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов"

Передача документов внутри организации

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Макеты потоков документооборота

Рис. 1 - схема работы с входящими документами в ГОУ НПО «НПУИИ»

Рис. 2 - Схема работы с исходящими документами в ГОУ НПО «НПУИИ»

Рис. 3 - Схема потоков внутренних документов в ГОУ НПО «НПУИИ"

Организация рабочего места делопроизводителя

Условия труда - совокупность элементов производственной среды (химических, физических, биологических) и собственно трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека – его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и эффективность труда.

Выделяется 3 основные группы условий труда

психофизиологические	эстетические
		III. санитарно-гигиенические

документооборот исходящий входящий делопроизводитель

I . Наиболее регламентированные – санитарно-гигиенические условия , включают в себя:

а) метеорологические факторы (температура, относительная влажность);

б) чистоту воздушной среды;

в) освещенность;

г) шум, вибрацию, ультразвук;

д) различные излучения.

Основу этих условий труда составляют микроклимат, шум, освещенность, вибрация и другое. Все они регламентируются Системой стандартов безопасности труда, а все параметры отражены в нормативном документе – СанПиН (2003).

1. Нормы площади на одно рабочее место пользователей вычислительной техники не менее 4,5 м².

2. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа – 300-500 см².

3. Яркость бликов на экране не должна превышать 40 н.д. на м².

4. Продолжительность непрерывной работы с ПК не должна превышать двух часов (без перерыва).

Все эти условия нормируются путем установления стандартов, санитарных норм и оцениваются с помощью гигиенистов, физиологов и других специалистов. Секретарь должен иметь представление об основных параметрах условий труда, т.к. контролирует температуру, влажность в помещении руководителя и в своем служебном кабинете.

II . Психофизиологические условия труда.

В своей работе секретарь-референт испытывает разные нагрузки на организм: нервно-психические (напряжение зрения, скорость выполнения операций), интеллектуальные (объем перерабатываемой информации). Монотонность работы приводит к быстрой утомляемости

Для более продуктивной работы необходимо знать несколько способов снижения нагрузки на организм. В первую очередь следует совершенствовать свое рабочее место, применять современные приемы и методы труда, оптимизировать режим труда и отдыха. Рекомендуется чередовать интенсивную и спокойную работу, наибольший объем работы выполнять в первую половину дня (т.к. уровень производительности в первой половине выше, чем во второй половине рабочего дня).

IV . Эстетические условия труда.