Контрольная работа: Анализ документооборота в ГОУ НПО "Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов"

В настоящее время все чаще для планировки кабинета и организации рабочего места применяют учение Фен-шуй. Фен-шуй - древне китайское учение, согласно которому жизнь человека зависит от течения энергии двух начал – «Инь» и «Ян», а различные предметы, окружающие человека, по-разному пропускают ту или иную энергию.

В ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» рабочее место секретаря соответствует большинству предъявляемым требованиям. Приемная разделена на две зоны: рабочая зона и зона приема посетителей. Рабочая зона секретаря представлена специализированным рабочим столом; оснащена всем необходимым офисным оборудованием. Секретарь имеет прямой доступ к компьютеру, факсимильному аппарату и телефону. В непосредственной близости расположена копировально-множительная техника, канцелярские принадлежности, телефон. Компьютер имеет соответствующее программное обеспечение, оснащен дополнительными периферийными устройствами. Имеется шкаф для хранения документации. Секретарь находиться в хорошо обозреваемой зоне, поэтому видит каждого посетителя. Зона приема посетителей небольшая, но расположение её таково, что каждому посетителю удобно ожидать приглашения секретаря на прием к руководителю.

Рис. 4 – План приемной руководителя: 1-зона приема посетителей; 2- рабочая зона (рабочий стол, компьютер, телефон-факс, принтер, ксерокс, документы необходимые для работы, шкаф для хранения документации).

Техника безопасности при работе на ПК

Делопроизводитель ежедневно работает с персональном компьютером. Делопроизводитель при работе на ПК должен соблюдать следующие правила техники безопасности:

- Не заходить в кабинет в верхней одежде и грязной обуви;

- Не находиться в кабинете с едой и напитками;

- Не приступать к работе с мокрыми или жирными руками;

- Не включать компьютер при наличии видимых дефектов и повреждений;

- Проверить состояние электропроводки, розеток на наличие видимых повреждений, и в случае их обнаружения не пользоваться ими;

- Не загромождать рабочий стол посторонними предметами;

- Не устранять самостоятельно неисправности ПК;

- Не дотрагиваться до проводов;

- Не вскрывать заднюю крышку системного блока и монитора;

- Не работать с внешними устройствами не поверив его на вирусы;

- Не дотрагиваться до экрана монитора;

- Не подходить сбоку или сзади монитора;

- Не перемещать и не устанавливать посторонние файлы и программы;

- Соблюдать режим работы за компьютером (расстояние от монитора, чередование работы и отдыха);

- Соблюдать правила противопожарной безопасности;

- После работы компьютер должен быть обесточен;

- При обнаружении неисправности сообщить руководителю.

Соблюдение этих простых правил позволяет обезопасить себя от возникновения ситуаций, представляющих опасность для здоровья делопроизводителя, а также поможет увеличить срок эксплуатации компьютера.

Заключение

Целью моей работы являлось рассмотрение, изучение и анализ документооборота, его потоков и этапов в ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов».

В ГОУ ПНО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» работа делопроизводителя выполняется секретарем.

Делопроизводитель в своей работе руководствуется:

- Положением «О работе отдела ДОУ»;

- Уставом организации;