Контрольная работа: Базы данных Ms Access

Запрос – это требование к базе данных предоставить необходимую информацию, накопленную в ее таблицах. Для этого используются соответствующие инструменты запроса.

С помощью запроса данные упорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создать много разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительную часть информации, необходимую в данный момент.

Данные, положенные в основу запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах. Результат запроса представляет собой динамический набор записей – результирующую таблицу. Базовая таблица при этом не изменяется.

При создании более сложных запросов (например, запрос на изменения) автоматически создаются новые таблицы или изменяются уже существующие.

Виды запросов

Запрос на выборку – это самый простой и потому наиболее часто используемый вид запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами – это запрос, отображающий при выполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например, значение, которое требуется вставить в поле). Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Эти запросы удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений и выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в таблицы по двум наборам данных. Один из них определяет заголовки столбцов, другой – заголовки строк.

Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Некоторые запросы, называемые запросами SQL, невозможно создать в бланке запроса. Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединение необходимо создавать инструкции SQL непосредственно в окне запроса в режиме SQL.

Запрос на изменения – это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует несколько типов таких запросов – запросы на удаление, обновление, добавление записей, запросы на создание таблиц.

Запрос к базе данных рассматривается как некоторая команда на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных.

Возможности запросов:

· Собирать воедино информацию из нескольких таблиц с учетом существующих между ними связей;

· Выбирать, какие поля и в какой последовательности будут включены в результатную таблицу;

· Учитывать, какая часть результатной информации будет отображена;

· Манипулировать данными (например, запросы на изменения);

· Формировать различные отчеты.

7. Формы базы данных

Формы – специальные объекты, предназначенные для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов. Это созданные пользователями специальные электронные бланки для отображения на экране отдельных записей из одной или нескольких таблиц базы данных. С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Формы состоят из разделов, каждый из которых содержит соответствующие элементы управления. Настройка свойств элемента управления осуществляется с помощью программы-Мастера. Пользователь вводит данные в поля формы, и они автоматически заносятся в таблицы базы данных.

Создание формы с помощью автоформы . Создание формы в режиме Автоформы обеспечивает автоматическую форму разработки документа. Автоформы – это полностью автоматизированные средства разработки документа. Существует три вида автоформ – в столбец, ленточные и табличные.

Для создания формы в режиме автоформы необходимо:

· В диалоговом окне базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть кнопку «Создать»;

· В диалоговом окне Новая форма выбрать вид нужной таблицы и создать Автоформу (табличную, ленточную, в столбец), произведя двойной щелчок мышью по виду Автоформы в списке выбора.

Создание формы с помощью Мастера . Для создания формы с помощью Мастера необходимо:

· В окне База данных щелкнуть по ярлычку Форма, а затем по кнопке «Создать»;

· В окне диалога Создание формы выбрать из списка таблицу и щелкнуть кнопку Мастера;

· В окне диалога В один столбец выбрать для формы все имеющиеся в таблице поля (имеются кнопки для добавления одного или нескольких полей);

· Щелкнут кнопку «Далее», а затем кнопку «Готово».