Контрольная работа: Делопроизводство в туризме

Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава.

Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений).

При всей простоте и надежности журнальной формы более гибкой считается карточная форма регистрации. Копии регистрационных карточек могут использоваться для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду документа, содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии движения документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют незначительные отличия. Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов приведена на рис 1[4] .

Рис. 1. Форма регистрационной карточки

Таким образом, мы можем увидеть, что регистрация документов имеет типовую структуру и типовую форму контроля. В карточке изначально ставится ответственное лицо, которое следит за исполнением.

Заключение

Наряду с вербальными и невербальными видами общения менеджер использует в своей служебной деятельности разнообразные документы, или специальные средства, предназначенные для передачи и хранения информации.

Документ есть доказательство, свидетельство.

Этикет, высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах делового общения, в том числе и в письменных, т.е. в служебной документации. В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько разновидностей письменных документов, с которыми работает менеджер:

— директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и муниципальных;

— внутренняя организационно-распорядительная информация;

— внутренняя информационно-справочная, методическая документация;

— документы, связанные с оформлением трудовых отношений;

— финансово-бухгалтерская документация.

Деловые документы организаций подразделяются на «документы постоянного хранения» и «документы временного пользования». Это различие зависит от ценности того или иного документа. Документы временного хранения по истечении срока действия уничтожаются. Документы постоянного хранения через определенный промежуток времени передаются в архивы.

Общие принципы работы с документами следующие: составление, согласование, визирование, утверждение и подписание, регистрация, контроль исполнения, подготовка к передаче в архив и архивное хранение. Они соответствуют этапам их прохождения.

Список литературы

1. Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

2. Делопроизводство. / Под ред. Басакова М.И. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

[1] Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – с.-183.

[2] Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

[3] Делопроизводство. / Под ред. Басакова М.И. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

[4] Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.