Контрольная работа: Ділова українська мова
Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою. Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування (АСК) і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання па всіх рівнях управління.
До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.
На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), котрий повинен володіти знаннями стосовно роботи з документами по особовому складу іі надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів.
Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів, (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).
Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т. ін.
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим, обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу вищають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.
Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|
У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.
В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я й по батькові — звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовці! оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.
У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.
Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) доводиться до відома працівника під розписку.
На підприємствах із великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ [типова форма № П-5(Рис.1,2)]. Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього та нового місць роботи й підписує керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та в інших документах. На звороті форми № П-5 роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.
Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином.
Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу (див. Рис.3).
Реквізити витягу з протоколу:
10 — назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ);
11 — дата (переносять з оригіналу протоколу);
12 — індекс (переносять з оригіналу протоколу);
14 — місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);
17 — гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);
19 — заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);
Рис.1. Зразок бланка наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (типова форма № П-5, формат А4)
21 — текст (зі вступної частини беруть пункти «Голова». «Секретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної — цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);
23 — підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова й секретар не підписуються);
27 — позначка про завірення копії (оформляють без слова «Копія» в правому верхньому куті аркуша).
Рис. 2. Зворот бланку типової форми № П-5
