Контрольная работа: Документирование управленческой деятельности 3

- отправка ответных документов.

1. Движения входящего документопотока

1. Входящий документ поступает на предприятие в специальный отдел, где его регистрируют сотрудники ДОУ.

2. После регистрации сотрудники ДОУ отправляют документ директору предприятия на резолюцию.

3. После резолюции документ возвращается в отдел, сотрудники ДОУ заносят резолюцию в журнал регистрации входящих документов.

4. После занесения в журнал регистрации, документ отправляется на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

5. Руководитель передает документ непосредственному исполнителю структурного подразделения.

6. После чего исполнитель передает документ начальнику структурного подразделения об отметке, о его выполнении.

7. Завершающим этапом документ поступает в архив предприятия

2.2. Исходящие документы.

К числу исходящих документов относятся, главным образом, ответственные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- составление проекта документа, его распечатка;

- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа.

2. Движения исходящего документопотока

1. Директор издает распоряжение о подготовке исходящего документа.

2. Начальник структурного подразделения принимает распоряжение директора и передает задание исполнителю структурного подразделения подготовить документ.

3. Исполнитель структурного подразделения составляет документ и отдает начальнику структурного подразделения на визирование.

4. Начальник структурного подразделения при необходимости корректирует документ, проставляет визу и отправляет в специальный отдел (канцелярия).

5. Специальный отдел (канцелярия) передает документ директору предприятия на подпись.

6. После подписания у директора предприятия, документ возвращается канцелярию, где он регистрируется, если адресатов много, то он тиражируется и ему присваивается номер.

7. Документ отправляется во внешнюю организацию (предприятие).

8. Отправка документа поступает начальнику структурного подразделения.

9. Начальника структурного подразделения передает исполнителю структурного подразделения.

10. Документ поступает на хранение в архив.

2.3. Внутренние документы.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако, некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого написаны.