Контрольная работа: Документообіг на підприємстві

ЗНС, як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-гру-день) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом. Повторному перегляду й затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа „Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.

5. Проходження документів

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа тощо. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. Відповідно до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля (реєстраційного штампа).

Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.

Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа (що і як треба робити); про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточнення його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.

У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою. Перелік інших виконавців (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення.

Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу „Прошу переговорити", „Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова й адресуються підлеглим особам. Наприклад: „Негайно вжити заходів щодо запобігання..." „Про результати і вжиті заходи повідомте заявників...", „Терміново надішліть...", „Негайно підготуйте звіт...".

Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом (наприклад, адресатом), резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа крім полів.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою „К" (червоним, зеленим, синім олівцем) або гумовим штемпелем „Контроль".

Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить стислу довідку про виконання.

Фраза „До справи", вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання й підпис виконавця або керівника структурного підрозділу вміщуються на нижньому полі першої сторінки. Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено.

Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті персонального комп'ютера. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія", особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

Висновки

У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:

- організація інформаційно-довідкової роботи;

- поняття документообігу;

- етапи документообігу;

- систематизація окремих категорій документів;

- індексація справ;

- проходження документів.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає документообіг, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Література