Контрольная работа: Документооборот: понятие, способы совершенствования

1)автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

2)организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

3)осуществление эффективного поиска информации;

4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

1) ввод, подготовка и редактирование документов;

2) регистрация документов;

3) совместная работа над документами;

4) контроль исполнения документов;

5) создание баз данных (хранение документов);

6) прием и пересылка документов;

7) систематизация документов, формирование дел;

8) подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

1) «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

2) «ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам) [11, с. 158].

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

Система включает в себя 3 продукта:

1. «Делопроизводство» – комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

2. «Малый офис» – комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс–лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

3. «Канцелярия» – система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route.

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций [4, с. 36].

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

1) автоматизация централизованной службы ДОУ;