Контрольная работа: Информационная система нотариальной конторы г. Зеленогорска
Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования организации.
Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
4. Подсистема управления финансами
Реализация данной функции осуществляется при помощи экономической информации, представляющей собой различные сведения экономического характера, полученные в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражающие социально-экономические процессы.
Экономическая информация имеет сложную структуру построения, элементы которой образуют экономическую информационную систему (ЭИС). ЭИС - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управляющих решений
Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы, осуществляющих следующие функции управления:
планирование - функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);
учет - функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;
контроль - функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;
оперативное управление - функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;
анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период
ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки.
1.Информационный поток из внешней среды в систему представляет, с одной стороны, поток нормативной информации создаваемый государственными учреждениями в части законодательства и, с другой, поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками.
2.Информационный поток из системы во внешнюю среду - отчетная информация, финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям.
3.Информационный поток из системы управления на объект управления - (прямая связь) представляет совокупность плановой нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов.
4.Информационный поток от объекта управления в систему управления - (обратная связь) который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.
Поскольку в рассматриваемой нотариальной конторе ИС не существует, рассмотрим «Систему финансового и административного управления и статистического учета нотариальной деятельности «ФАУСТ».
Основной целью создания системы ПО ФАУСТ является построение и организация надежной и полной информационной сети, автоматизация основных процессов нотариальной деятельности, определяющих порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых подразделений, автоматизация системы принятия оперативных и стратегических решений и контроль их исполнения, предоставление удобного управления знаниями, документами, бизнес-процессами, персоналом, вести финансовый, административный и статистический учёт нотариальной деятельности
Любой созданный нотариальный или административный документ заносится в базу данных. Существует возможность быстрого доступа к любым документам, выданным нотариусом, к любым сведениям и возможность загрузки в базу данных архива документов предыдущих лет. Реализован полнотекстовый поиск документов по ключевым словам внутри документа. Ведется протокол работы исполнителей с документами: учет создания, регистрации, редактирования и удаления документов.
Существует возможность поиска и просмотра созданных документов за любой период времени, просмотра количества сделанных документов, как группой сотрудников, так и отдельным работником за любой период времени.
В системе осуществлена возможность подсчета тарифов нотариуса, стоимости технической работы, расходов и доходов, создания ежедневных отчетов и расчета эффективности работы за любой период времени любого количества персонала по отдельным реестрам.
Гибкая система прав доступа позволяет разрешить или запретить доступ сотруднику к той или иной информации. Общие характеристики ПО ФАУСТ:
1. Обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничение доступа персонала к информационным ресурсам
2. Документы конкретного исполнителя сохраняются также в архиве его локального компьютера, что дает возможность продолжить работу при выходе из строя сети.
3. Поддержка распределенной обработки информации, возможность одновременного доступа к базе данных различными сотрудниками
4. Модульный принцип построения из оперативно независимых функциональных блоков позволяет настроить систему на любую технологию работы, сложившуюся в конторе.
5. Модульный принцип построения позволяет добавление новых модулей в уже рабочую конфигурацию.
Преимущества ПО ФАУСТ:
1. Освобождение нотариуса от технической работы и отчетности по ней.
2. Возможность хранения всех документов (включая административные, кадровые, хозяйственные и прочие) и быстрота нахождения любого из них.