Контрольная работа: Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная — СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.)

5. Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

поддерживать технологию HSM;

протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

территориально распределенные организации;

алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

наличие выделенного сервера приложений;

наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

интеграция со средствами потокового ввода документов;

интеграция с офисными приложениями;

интеграция с электронной почтой;

наличие развитого программного интерфейса (API);

интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;