Контрольная работа: Організація документування господарських операцій
Для того, щоб номер документу одразу "кидався у вічі", його можна вписувати відповідним кольором у правому верхньому кутку первинного документу та його додатків.
Символізація бухгалтерських документів може передбачати також заміну найменувань документів скороченими позначеннями. Це зумовлено тим, що повне найменування документа у ході бухгалтерської обробки не мас вирішального значення для характеристики господарської операції. Крім того, кодування номерів документів може забезпечити їх належне групування. Приклад кодування документів за видами наведено в табл.2.
Таблиця 2. Кодування документів за видами
| Символ | Види документів |
| К | Касові документи |
| Б, | Банківські документи (поточний рахунок) |
| Б2 | Банківські документи (інші рахунки в банку) |
| П, | Документи з придбання основних засобів |
| Лг | Документи з придбання запасів |
| Р | Розрахункові документи |
| Д | Договори |
| X | Інші документи |
Реєстрації підлягають всі потоки документів:
вихідні (документи, які передаються контрагентам);
вхідні (документи, які надходять ззовні);
внутрішні (документи, які складаються і використовуються в межах підприємства).
Після реєстрації і присвоєння номеру вихідному документу необхідно зафіксувати цей номер на всіх копіях документу.
Вихідні первинні документи (наприклад, накладна, рахунок) в обов'язковому порядку підписуються керівником, головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.
Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі вказівки щодо реалізації документу та встановити строки виконання. Вказівки оформлюються у вигляді резолюції* безпосередньо на документі.
З резолюцією керівника документ передається виконавцю та перебуває у нього до вирішення питання.
Усі вихідні документи, які надсилаються іншим підприємствам, організаціям, установам, реєструються у відповідному реєстрі (приклад 1).
Приклад 1. Підприємство ЗAT "Орбіта" РЕЄСТР № 03 вихідних документів за 01 серпня 2005 р.
| №з/п | Дата | Назва документу | Номери документів | Адресат (кому) | Короткий зміст | Хто склав |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 05.08 | Накладна | 178 | ТзОВ "Смак" | Реалізація продукції | Сивий CM. |
Всього передано документів один (літерами)
"01"серпня 200 5р. Здав (підпис) бухгалтер Онікійчук O.K.
Відправка вихідних документів бухгалтерської служб здійснюється разом з усіма документами підприємства через відповідну посадову особу (наприклад, секретаря-референта) або загальний відділ. При відправці обов'язково провіряється правильність оформлення документів.
Обліковими працівниками документи приймаються під розписку, про що робиться відмітка в спеціальних описах або реєстрах (приклад 2).
Приклад 2. Підприємство ЗАТ "Орб/та" РЕЄСТР № 08
| приймання документів за 01 серпня 2005 р. | |||
| Назва документа або групи документів | Кількість документів | Номери первинних документів | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Накладна видаткова | 1 | 754 | |
| Накладна прибуткова | 1 | 1378 | |
Всього прийнято документів два (літерами)
"01 "серпня 2005р. Здав комірник Васильчук В.К.
(підпис) (розшифрування підпису)
"01" серпня 2005 р. Прийняв бухгалтер Перегуде ПА.
(підпис) (розшифрування підпису)
Працівникам бухгалтерської служби забороняється приймати первинні документи за операціями, які суперечать законодавству та встановленому порядку приймання, зберігання й використання активів і зобов'язань.
Працівники, які приймають первинні документи, зобов'язані перевірити їх за формою і змістом: встановити наявність у документі обов'язкових реквізитів і відповідність відображеної в документі господарської операції чинному законодавству, а також логічну узгодженість окремих показників операції.
Якщо документи здаються особами, відповідальними за їх складання, перевірка здійснюється у присутності останніх. Особливу увагу в ході приймання слід звертати на точність зазначення одиниць виміру та їх відповідність кількісним показникам.
За наявності недоліків, наприклад, за відсутності підпису, документ повертається назад для виправлення у підрозділ підприємства або до працівника, який допустив порушення. Якщо в ході перевірки знайдено підробки будь-яких реквізитів або інші зловживання з документами, такі документи залишаються у бухгалтерській службі.
Слід пам'ятати, що відповідно до кримінального законодавства за підробку документів, навіть без завдання шкоди, винна особа притягується до кримінальної відповідальності. Тому про виявлені зловживання і порушення головний бухгалтер повинен повідомити керівництво підприємства.
Після перевірки документи підлягають бухгалтерській обробці.