Контрольная работа: Основы делопроизводства 2
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Представим на схеме взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности органов исполнительной власти.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Делопроизводство обеспечивает: │
└─────────────────┬────────────────────────────────────────┬──────────────┘
┌─────────────────┴─────────────────┐ ┌─────────────────┴──────────────┐
│Управление финансовыми, │ │Документирование мероприятий, │
│хозяйственными и иными документами,│ │в совокупности образующих │
│образующимися в деятельности │ │деятельность органов │
│органов управления │ │по соответствующим направлениям │
└───────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────┘
Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого органа государственной власти, органа местного самоуправления.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями органов исполнительной власти, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей.
2 Часть.
3 Часть.
Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. 22 сентября 2009 г. принято Постановление Правительства РФ N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".
Что же, на наш взгляд, для этого требуется с позиции службы документационного обеспечения управления? Сначала необходимо разобраться, что понимается под документооборотом. В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборотом называется "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Во всех учебниках, книгах, статьях, правилах, инструкциях по организации ДОУ при рассмотрении документооборота упор делается на обработку документов в момент их движения, т.е. передачи от одного структурного подразделения другому или от одного должностного лица другому. При этом выделяют документопотоки: входящие (поступающая документация), исходящие (отправляемая документация), внутренние (документация, создаваемая для нужд самой организации).
Такое деление потоков документов дано и в последних Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477. Затем обычно дается описание всех этапов работы с документами с момента получения или создания.
Сразу же следует сказать, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки.
Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения прежде всего управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.
Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.
Первый этап работы с получаемыми в организации документами, как правило, централизован. Но это было так, когда документы поступали по почте, телеграфу, доставлялись курьером. С появлением факсов и электронной почты документ может быть сразу получен отделом или конкретным исполнителем минуя службу ДОУ. Таким образом, происходит процесс децентрализации получения и отправки документов, что может привести к потере контроля над ним. Следовательно, одна из задач при организации электронного документооборота - обязательно централизовать учет всей поступившей документации. Эта задача легко решается объединением всех компьютеров в единую сеть.
Первичная обработка документов при получении у всех одинакова и аналогично описана во всех инструкциях.
Второй этап - регистрация документов - является центральным. Но он также легко налаживается. Оба этапа технические и зависят целиком от службы документационного обеспечения управления.