Контрольная работа: Основы делопроизводства 2

Теперь рассмотрим движение документа, когда исполнитель готовит документ (ответный или инициативный). Если процесс решения вопроса не отрегулирован четко, составленный проект документа пройдет несколько инстанций согласования. Однако достаточно часто количество согласований может меняться, и не все визы при анализе процесса оказываются действительно нужными. Таким образом, путь движения подготовленного конкретного документа также напрямую зависит от четкости работы управленческого аппарата и прежде всего при решении типовых задач.

Сегодня большая работа в этом направлении ведется при разработке административных регламентов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг. Например, в Тверской области в первой половине 2009 г. регламентировано оказание 46 услуг (из 99). Но на более низком уровне и в том числе в большей части организаций, включая коммерческие, этим никто не занимается.

Вместе с тем только совершенствование самой системы управления является основой для эффективного внедрения электронного документооборота.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е. те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.

Анализ общего документооборота прописан достаточно четко. Он также важен для совершенствования работы управленческого аппарата, т.к., рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на их пути и повторные операции при их обработке. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы:

- получаемые извне, из других организаций (входящие документы);

- созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:

- от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

- от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т.п.;

- частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы можно классифицировать по видам:

- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

- информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

- учетно-отчетные и др.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.

В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними, зависящие от четкости распределения обязанностей в организации и наделения работника полномочиями при решении вопросов, поставленных в документах.

Именно на этом участке организации электронного документооборота и требуется разработка маршрутизации документов по типовым задачам.

┌──────────────────────────────────┐

┌─────────────┤ Входящие документы │

│ │ (поступающие от организаций) │

│ └───────┬─────────┬─────────────┬──┘

│ │ │ │

\│/ \│/ │ \│/

┌─────┴──────┐ ┌──────┴─────┐ │ ┌──────┴───────┐

│ Виды │ │Инициативные│ │ │ Требующие │