Контрольная работа: по Документационному обеспечению управления

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Отправляемая корреспонденция учитывается в:

- журнале - простая корреспонденция (рис. 1);

- описях – заказная корреспонденция, отправляемая сторонним организациям (рис. 2, 3).

Заказная корреспонденция Управления оформляется с использованием автоматизированной почтовой программы PartPost 111 (для достоверного ведения базы программы, заполняются отдельные описи по г.Уфа, Республики Башкортостан и другим регионам Российской Федерации; в описи обязательно указывается индекс).

Журнал

учета простой письменной корреспонденции

№ п/п	Дата принятия на отправку	№ исходящего документа	Кому	Куда	Исполнитель	Отправитель
						Дата отправки	Подпись отправителя
1	2	3	4	5	6	7	8

Рис. 1

Примечание:

1. Столбцы с 1 по 6 заполняются отделом, представившим простую корреспонденцию на отправку;
2. Столбцы 6 и 7 заполняются ответственным специалистом отдела организации надзора.

СОГЛАСОВАНО: Руководитель (заместитель руководителя) _________________

Опись документов, вложенных для отправки заказным письмом, по Республики Башкортостан (другим регионам РФ)

от «____» ___________ 20____г.

№ п/п	Индекс	Куда	Кому	№ исх. документа или № постановления	Наименование приложений (при наличии)	Количество листов
1	2	3	4	5	6	7

Рис. 2

Исполнитель: «____»________20___г. _______________ ФИО _______________(подпись)

Принято в «канцелярию»: «____»________20___г. _______________ ФИО ________________(подпись)

Отправлено: «____»________20___г. _______________ ФИО ________________(подпись)

Рис. 3

Примечание:

- опись полностью составляется отделом, представившим заказную корреспонденцию на отправку, согласовывается у руководителя Управления (заместителя руководителя) и представляется для отправки в отдел организации надзора для последующей отправки адресату.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН. КОНТРОЛЬ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ. АНАЛИЗ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ.

Обращения граждан делятся на следующие виды:

· Предложения;

· Заявления;

· Жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие учреждения или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию политических, социально-культурных сфер деятельности, не связанных с нарушением прав самого гражданина. Это желание автора включиться в общественную жизнь.

Под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

Под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан.

Основополагающими принципами работы с этими документами являются право каждого гражданина обжаловать незаконные действия любого должностного лица или учреждения; всемерное расширение и упрочение связей с широкими массами; гласность работы по рассмотрению обращений граждан. Обращение следует рассматривать и как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. Должностные лица государственных и общественных органов обязаны проводить личный прием граждан. Обязательно ведется документирование приема граждан по личным вопросам: заполняется карточка приема, в которой отражается решение по данному вопросу. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях,

принятых по их обращениям.

Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб определены в законодательных актах, они могут продлеваться, если жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства, регламентируется Инструкцией по делопроизводству по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в организации, разработанной на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам.

Устанавливается следующий порядок рассмотрения обращений граждан. Все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке (имеется унифицированная форма). Индекс состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, К-12 от 12.06 2000 г. Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Сами обращения записываются в специально отведенной для этого книге.

Контроль за разрешением обращений граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по ним решений. Обращения, на которые дается промежуточный ответ, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса.

Предложения, заявления и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в организации, со всеми сопутствующими материалами и карточками для централизованного оформления дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этомкаждое заявление со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные письма и вновь поступившие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения обращений граждан и

документов по их разрешению.

Анализ работы с обращениями.