Контрольная работа: Разработка электронного офиса

Т.К. Лавров

Главный бухгалтер

Л.Г.Задорожная

2. Макет офиса

Макет офиса для фирмы ООО «Ростов» создавался с помощью программы ArCon Projekt с помощью различных инструментов.

Офис рекламного агентства «Ростов» занимает 1 этаж в 5 этажном доме. Офис имеет 5 помещений, представленных на рис. 1 и рис. 2:

- кабинет директора;

- кабинет секретаря директора;

- отдел рекламы;

- приемная (холл);

- туалет.

Рис. 1 Вид сверху

Рис. 2 Вид с боку

3. Создание автоматизированных рабочих мест

Автоматизированное рабочее место директора оснащено:

1 - портативный компьютер (ноутбук), он обеспечивает оперативный доступ к необходимым файлам, Интернету и любой информации пользователя, удобен для человека, деятельность которого связана с частыми командировками, встречами вне офиса.

2 - мини-АТС. Современный телефон включает в себя много полезных функций, которые могут существенно облегчить работу любого сотрудника. Это автоматический дозвон по нужному номеру; дозвон до абонента в указанное вами время; перезвон по указанному вами номеру; содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке); встроенный будильник напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону; встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

3 - радиотелефон - удобство его в том, что он беспроводной, т.е. соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу, что позволяет разговаривать по нему и вне кабинета, если вам надо отойти, не прерывая разговор. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны.

4 - коммуникатор, совмещающий в себе функции обычного сотового телефона и ПК, что позволяет создавать, редактировать, сохранять, принимать и отправлять файлы различных текстовых, табличных редакторов и других программ и приложений.[1]

Автоматизированное рабочее место секретаря оснащено:

1 – ПК, состоит из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши колонок (по усмотрению). Деятельность секретаря постоянно связана с документами организации и ему необходим свой персональный компьютер, который позволит составлять и редактировать различные документы; регистрировать их; хранить, принимать и передавать документы по каналам связи; а также производить и другие различные операции с ними;

2 – радиотелефон;

- лазерный принтер, предназначенный для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель, выбор именно лазерного принтера состоит в том, что он по сравнению с струйным принтером наиболее быстр и качество печати у него на порядок выше;

3 – телефакс – позволяет принимать документы от сотрудником, партнеров, которые находятся вне офиса по обычным телефонным каналам;

4 – сканер – осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера, существенно упрощает работу любого сотрудника, давая возможность не вводить собственноручно большие тексты в компьютер, и тем самым экономить рабочее время;

5 - ксерокс;

6 – факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

7 – шредер – уничтожитель бумаги.[2]

АРМ бухгалтера, начальника отдела по рекламе, начальника отдела управления персоналом состоит из: