Контрольная работа: Системы документации в Российской Федерации

- длина

- основание

Алфавит – это система знаков, принятых для образования индекса или кода. Различают:

- цифровой

- буквенный

- буквенно-цифровой

- штриховой алфавиты кода.

Последовательность расположения знаков в коде определяется его разрядом , то есть позицией знака в коде. К примеру, код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Он строится следующим образом:

ХХ ХХ ХХХ Х, где первые две цифры обозначают класс форм документов, то есть принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 – Унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие две цифры обозначают подкласс форм документов (к примеру, 11 – документация по созданию организации, предприятия); затем следуют три цифры, которые содержат регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 231 – конкретная унифицированная форма документа, которой обозначается Устав); наконец, контрольное число, которое вводится во избежание ошибок при считывании и используется при проверке записи кода. Условным обозначением в структуре кода могут быть цифра, буква, штрих или пробел. Пробел – определенное расстояние между знаками (буквами, цифрами, штрихами), которое выполняет разделительную функцию и (или) выраженное в мм может означать число.

В штрих-кодах цифровую информацию несут ширина штрихов, пробелов и цифры внизу.

Длина кода – число знаков в коде без учета пробелов.

Основание кода представляет собой длину кода с учетом количества пробелов[11] . Любой технико-экономический или социальный показатель имеет одно наименование и один код независимо от того, в информационной системе какого типа или уровня этот показатель будет использоваться. В настоящее время для идентификации в информационных системах разработаны и широко используются также и некоторые другие классификаторы. В частности, ГОСТ регламентирует стандартную нумерацию книг – ISBN и сериальных изданий ISSN. Подобного рода нумерация изданий представляет собой совокупность цифр, например, ISBN 5-94621-080-7, где первая цифра 5 означает код России, следующие цифры 94621 – код конкретного издательства, полученный в Национальном агентстве ISBN Российской книжной палаты (в данном примере это код Участка оперативной ризографии и офсетной печати Редакционно-издательского отдела Томского государственного университета), цифры 080 – порядковый номер названия конкретной книги данного издательства («Документ в меняющемся мире»), наконец, цифра 7 – контрольное число кода ISBN. Подобного рода коды позволяют идентифицировать публикации независимо от времени и места их издания. Наряду с цифровым, используется также штриховой (линейный) код , в основе которого лежит, тем не менее, опять же цифровой код. Штрих-код представляет собой графическое изображение – комбинацию вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом в качестве базовой выступает ширина узкой полоски. Широкие же полоски являются кратными по ширине узким, либо находятся с ними в определенных соотношениях. При информационном обмене с информационными системами других стран или международных организаций используются международные классификаторы информации, в частности, Международная патентная классификация (МПК), Международная классификация товарных знаков и услуг (МКТЗ) и другие.

Заключение

В работе организаций много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводственных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это требует с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой – формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных документов.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные – руководителями предприятий и организаций.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М., 2003.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Изд-во стандартов, 1995г.

4. Додонова М.И. Стандартизация документов управления. М.: МГИАИ, 1982. 92 с.

5. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З.Документоведение. документ и системы документации: Учебное пособие. М., 1977. 84 с.

6. Кокарев В.И. Основы стандартизации в информационных системах. М.: Издательство стандартов, 1988. 240 с.

7. Костомаров М.Н. Классификация документной информации // Делопроизводство. 1999. №2. С. 18-26

8. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. 2003. №10. С. 35-38; №11. С. 28-32

[1] Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. 1999. «2. С. 21

[2] Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов// Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83.

[3] Плешкевич Е.А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С. 17-18.

[4] Степанов Е. Основные функции управления. В чем заключается информационное обеспечение работы с персоналом? // Служба кадров. 2000. №11. С. 41.

[5] Кузнецова Т.В., Степанова Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. М., 1991. С. 124-125; Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев, 2000. С. 328-331.

[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.