Контрольная работа: Склад робіт з організації позамашинної інформаційної бази підприємства

Автоматичне введення інформації в ЕОМ досягається за допомогою магнітних стрічок, магнітних дисків. Можливе також безпосереднє введення інформації в обчислювальну машину через канали дистанційного зв'язку.

Магнітні стрічки (МС) використовуються як для збереження інформації, так і для її вводу в ЕОМ чи виводу з неї. Інформація переписується на МС, із яких зчитується в оперативну пам'ять ЕОМ. Особливо вигідно МС застосовувати там, де необхідно зберігати велику кількість даних із багатократним до них звертанням.

Зовнішня пам'ять ЕОМ не відноситься до класу запам'ятовуючих засобів із прямим доступом (ЗЗПД). Вона використовується для зберігання великих об'ємів інформації, які вимагають більш оперативної обробки, ніж це дозволяє пам'ять на МС. У вітчизняних ЕОМ найбільшого поширення в якості основної зовнішньої пам'яті отримали жорсткі і гнучкі МД, пакети жорстких дисків.

3. Поняття, склад уніфікованої системи первинної документації підприємства і вимоги до неї

Уніфікована система документації – це раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам, і зміст інформації, який необхідний для оптимізації управління на різних рівнях на основі застосування економіко-математичних методів і засобів обчислювальної техніки.

Первинні облікові документи вміщують інформацію, яка відображає стан управлінських параметрів об'єкта: дані про поступлення матеріалів, відвантаження готових виробів, забезпечення підприємства, нарахування заробітної плати, наявність браку.

Уніфікована система первинної облікової документації повинна забезпечити раціональну організацію первинного обліку в галузях народного господарства. Державний стандарт встановлює загальні вимоги до змісту і форм уніфікованих документів.

Система документації первинного обліку включає такі основні форми:

- облікові акти;

- відомості обліку виробітку і заробітної плати;

- рапорти про виробіток;

- журнали з обліку;

- інвентаризаційні описи;

- накладні;

- табелі з урахування робочого часу;

- вимоги;

- накази щодо обліку особового складу;

- лімітно-заборні карти обліку/відпуску сировини і матеріалів.

Правильно розроблена документація дозволяє значно скоротити об'єм робіт із реєстрації вихідних даних і підготовки машинних носіїв.

Проектування первинних документів зводиться до змін існуючих форм, які не відповідають вимогам машинної обробки. При цьому складаються таблиці, що вміщують перелік існуючих форм первинних документів за кожною функціональною підсистемою із зазначенням виду документа, періодичності його складання, найменування вхідних реквізитів і їх значення. Потім аналізуються всі відомості, які підлягають внесенню в проектуючу форму документа.

Проектування первинного документа має таку послідовність:

1. Виявляються реквізити, які потрібні для внесення в документи за кожною функціональною підсистемою, склад реквізитів визначається постановкою завдання.

2. Із загального обсягу необхідної інформації за кожною підсистемою відбирається коло реквізитів для конкретної форми документа.

3. Обрані реквізити поділяються на дві групи; ті, що переносяться на машинний носій, і ті, що не переносяться на машинний носій.

4. Здійснюється проектування ескізів форми первинного носія інформації.

5. Форми первинних документів уточнюються, кресляться на бланках стандартного розміру і замовляються в типографії.

Проектування ескізів первинних документів ведеться з урахуванням розташування реквізитів у відповідних зонах. Будь-який бланк документа можна розбити на зони, які призначені для запису певних груп реквізитів, що мають логічну або математичну залежність і пов'язані з обробкою або заповненням. Окремі зони документа можуть бути побудовані за лінійною, анкетною або табличною формою.

При проектуванні первинних документів необхідно враховувати вимоги, які ставляться до них у зв'язку з машинною обробкою і використанням в АСМП: