Для создания нового документа нужно выбрать пункты меню: File - New .

На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню).

Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно выбрать пункты меню: File - Open , Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле File Name . После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

Рабочая книга, ячейки.

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги (рис.2). Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки:

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки – цифрами. Каждая ячейка (Ячейка - минимальный элемент электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции.) таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7. Диапазон ячеек - две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными. Для изменения ширины столбца нужно перемещать правую границу заголовка столбца до тех пор, пока его ширина не достигнет необходимого размера. Отображаемая ширина столбца говорит о среднем числе символов 0-9 стандартного шрифта, помещающихся в ячейке.

Форматы ячеек

Чтобы изменить формат ячейки или диапазона ячеек нужно выделить их, затем нажав правую кнопку мыши, в открывшемся меню выберать пункт “Формат ячеек”. Существует множество форматов ячеек, также можно создавать свои, используя встроенный в Excel язык форматов ячеек. Для использования рамок в ячейках необходимо проделать следующие действия: выделить ячейки, в которые необходимо добавить рамку; для использования другого типа рамки нужно нажать стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите требуемый тип рамки.

Объединение ячеек

В объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Для включения в объединенную ячейку всех данных диапазона нужно скопировать все данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона. Нужно Выделить ячейки, которые необходимо объединить; для объединения ячеек и выравнивания по центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование; чтобы объединить все выделенные ячейки в строке или столбце, в меню Формат выберите команду Ячейки, затем перейдите к вкладке Выравнивание и установите флажок объединение ячеек.

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования (рис.8). Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка. Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо: сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью; в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором; отредактировать данные; выйти из режима редактирования клавишей Enter. Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Формулы в Excel

Возможность использования формул (Формула - cовокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства (=).) и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление). Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице. Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=). Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить, если после ввода знака равенства щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

5. Содержание работы.

Описание справочника

В качестве информациооного справочника, в настоящей работе создан справочник “Домашняя библиотека”. Справочник содержит информацию об авторе, названии и жанре книги. На основании таблицы книг, вычисляется распределение книг по жанрам. Рассчитывается количество книг в стеллажах и на полках. Ведется учет книг взятых друзьями. Справочник организован в виде файла рабочей книги Excel «библиотека.xls»

Информация представлена в виде таблиц и лиаграмм.

В состав рабочей книги входят следующие страницы:

“все книги”

“информация о библиотеке”

“читатели”

“Диаграмма читатели”

Страница “все книги”

на странице “все книги” размещена таблица, в которую занесена информация о книгах, и элементы управления таблицей. Информация о книгах скопирована с компакт-диска «электронная библиотека»

Здесь и далее приведена часть таблицы “все книги”. Всего в таблице 3284 записи.

Диапазону ячеек A10:F3294 присвоено имя «книги»

Элементы управления:

1. кнопка добавить книгу. Нажатие на кнопку запускает макрос:

Sub добавить()

Rows("11:11").Select

Selection.Insert Shift:=xlDown

Range("A11").Select