Контрольная работа: Защита информации при работе с посетителями
Прежде всего, выделяется время для ежедневного приема нижестоящих руководителей и менеджеров фирмы по служебным вопросам. Во-вторых, выделяется время для ежедневного приема посетителей, не являющихся сотрудниками фирмы, но представляющих ту или иную организационную структуру. В-третьих, отдельные часы приема выделяются в разные дни для частных (посторонних) лиц, которым необходимо решить вопрос, относящийся к компетенции руководителя. В часы приема указанных категорий посетителей любые сотрудники фирмы могут посещать руководителя только по вызову и только по вопросу, связанному с визитом конкретного посетителя. В-четвертых, периодически выделяются часы приема сотрудников фирмы по личным вопросам.
Посетители, в том числе сотрудники фирмы, не должны входить в кабинет руководителя в пальто, шубе или иметь при себе объемные кейсы, чемоданы, сумки – их следует оставлять в приемной.
Не допускается оставлять посетителя одного при выходе руководителя из кабинета. Во время отсутствия руководителя никто из посетителей или персонала фирмы не должен входить в его кабинет.
Наиболее тщательно должна быть организована работа референта с посетителями, которые не являются сотрудниками фирмы. Следует учитывать, что посещение руководителя, как правило, является начальной стадией их визита в фирму. Другие стадии, в соответствии с решением руководителя, будут связаны с посещением нижестоящих руководителей и специалистов-менеджеров.
С точки зрения необходимости решения задач обеспечения информационной безопасности фирмы таких посетителей можно классифицировать следующим образом:
– по степени разрешенного им доступа в помещения фирмы: во все помещения, только в определенные помещения, только к определенному сотруднику, только в операционный зал общего доступа;
– по степени разрешенного им ознакомления с информацией фирмы: только с рекламными изданиями, только с материалами, касающимися заинтересованной структуры или лица, только с материалами по определенному вопросу, только с открытыми служебными материалами фирмы, только с конкретными конфиденциальными сведениями. Любые разрешительные действия в отношении посетителей совершаются первым руководителем фирмы и контролируются при реализации службой безопасности.
Работа референта с посторонним посетителем состоит из следующих этапов:
– подготовительный этап;
– идентификация и регистрация посетителя;
– организация приема посетителя руководителем;
– организация дальнейших действий посетителя.
Подготовительный этап предназначен для согласования возможности и условий приема посетителя руководством или сотрудником фирмы. Визит, как правило, инициируется самим посетителем и должен быть заранее обсужден им по телефону, электронной почте или факсу с руководителем или референтом, а также с менеджером, если посетитель предполагает решить с ним возникший вопрос. В процессе согласования визита выясняются цель предполагаемого посещения фирмы, состав необходимых для ознакомления документов, дата и время посещения. Визит к руководителю предполагает, что посетителю необходимо решить вопрос, входящий в компетенцию этого должностного лица, или при необходимости получить санкцию руководителя на выполнение определенной работы в подразделении фирмы и ознакомление с документами, базами данных.
В других случаях посетителя следует направить к специалисту-менеджеру, в компетенцию которого входит рассмотрение интересующего посетителя вопроса. По результатам согласования уточняется должностное лицо фирмы, которое вправе решить поставленный посетителем вопрос, корректируются дата и время визита. После согласования фамилия, иМя, отчество посетителя, наименование представляемой организационной структуры и указанные выше сведения вносятся в график приема посетителей фирмы.
Составление, уточнение и дополнение графика приема посетителей являются обязанностью референта. График согласовывается референтом с руководителями и специалистами-менеджерами в начале предыдущего рабочего дня О намеченном визите и часах приема напоминается будущему посетителю.
Ежедневное число посетителей должно соответствовать реальному времени, отведенному руководителем или менеджером на этот вид работы. В часы приема каждой из категорий и групп посетителей важно четко определить период нахождения каждого посетителя в приемной и кабинете руководителя или на рабочем месте менеджера, для чего устанавливаются очередность приема и предполагаемая продолжительность переговоров. Сложные и длительные по времени вопросы обсуждаются в первую очередь. Особенно четко должен регламентироваться прием лиц, не являющихся сотрудниками фирмы. Следует планировать прием таким образом, чтобы посетители длительное время не находились в приемной, так как подобные ожидания всегда сопровождаются подсознательным или умышленным прослушиванием переговоров в приемной, получением значительного объема ценной информации. Возможно фиксирование злоумышленником переговоров с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры. Не допускается организовывать очередность приема путем образования так называемой живой очереди.
График целесообразно формировать централизованно в виде единой схемы, охватывающей посетителей руководства фирмы и структурных подразделений. Руководители подразделений и менеджеры обязаны ежедневно сообщать референту о согласованных с ними визитах посетителей для включения фамилий в график приема. Это позволяет обеспечить высокую достоверность включаемых в график сведений и контролировать обоснованность визитов посетителей на уровне подразделений фирмы. В помещениях фирмы не должны находиться посторонние лица, относящие себя к категории посетителей, хотя их визит не был согласован и зафиксирован в графике приема.
На основании графика референт ежедневно в начале рабочего дня сообщает сведения о посетителях и характере разрешенного им доступа к делам фирмы в службу безопасности для оформления пропусков. Пропуск может оформляться только по инициативе референта. Одновременно он напоминает сотрудникам структурных подразделений фамилии посетителей, визит которых намечен на текущий день, и время приема. При изменении даты визита необходимое исправление вносится в график приема посетителей, а посетитель в обязательном порядке заблаговременно информируется об этом. С ним согласовываются новая дата визита и время.
Идентификация, т.е. установление соответствия личности посетителя сведениям в графике приема и документе, удостоверяющем его личность, выполняется на двух уровнях: а) сотрудником службы безопасности при входе в здание фирмы и выдаче посетителю пропуска; б) референтом при входе посетителя в приемную руководителя фирмы. На первом уровне идентифицируются личность посетителя и соответствие фамилии, имени, отчества записи в переданном референтом в службу безопасности перечне посетителей на конкретный день и час.
При входе в помещение фирмы (кроме операционного зала общего доступа) посетитель обязан предъявить сотруднику службы безопасности паспорт или служебное удостоверение, подтверждающие его личность (но не визитную карточку). Особое внимание обращается на выявление подлинности предоставленного персонального документа и установление соответствия фотокарточки в этом документе внешним данным посетителя. После идентификации посетителю выдается подготовленный заранее соответствующий визуальный идентификатор (пропуск), регламентирующий его права в помещениях фирмы. Перемещение посетителя в здании осуществляется только в сопровождении работника фирмы – секретаря, менеджера, с которым посетитель обговорил свой визит, сотрудника службы безопасности.
Все посетители фирмы, в том числе посетители структурных подразделений, сначала направляются к референту с целью их идентификации и регистрации. Войдя в приемную руководства фирмы, посетитель должен предъявить референту удостоверяющий его личность документ и предписание.
Идентификация посетителя на этом уровне предполагает проверку соответствия его личности, места работы и должности сведениям, указанным в графике приема. При возникновении каких-либо сомнений в личности посетителя референт может уточнить сведения о нем в организации, которую представляет данное лицо (по телефону, факсу, электронной почте). Если сомнения не устранены, референт должен получить разрешение на доступ данного посетителя в кабинет руководителя или структурное подразделение от начальника службы безопасности фирмы.
После завершения этапа идентификации референт на основе предоставленных документов вносит сведения о посетителе в традиционный или электронный журнал учета (регистрации) посетителей.
Указываются: дата и время приема, фамилия, имя, отчество посетителя, место работы и должность, наименование вопроса, исходные данные предписания, фамилия сотрудника фирмы, ответственного за визит, принятое решение. Группа посетителей, прибывшая для переговоров, регистрируется пофамильно. Записи делаются в журнале лично референтом. Не допускается, чтобы посетитель знакомился со сведениями в графике приема и журнале регистрации посетителей, так как информация, включаемая в эти учетные формы, является конфиденциальной, раскрывающей деловые связи фирмы.
После регистрации посетители структурных подразделений направляются по назначению в сопровождении встретивших их секретарей или менеджеров, а посетители руководителей фирмы остаются в приемной, и референт приступает к организации их приема руководителем. Ожидающий приема посетитель должен находиться на значительном расстоянии от рабочих мест референта, секретаря-референта, секретаря, чтобы он не мог видеть документы, находящиеся на их столах, экран дисплея, прослушивать их переговоры по средствам связи. Холл для ожидающих приема посетителей может отделяться от рабочего места референта стеклянной тонированной перегородкой. При приеме посетителей референту не разрешается покидать помещение приемной даже на непродолжительное время. Переговоры с руководителем ведутся им по соответствующему коммуникативному устройству.
В период ожидания посетителем приема референту целесообразно внимательно наблюдать за его поведением, фиксировать возможные странности в движениях, излишнюю возбужденность и т.п. Под особым контролем референта должна находиться группа посетителей, ожидающих приема для переговоров по одному вопросу, например заключения контракта, получения согласия на выполнение определенной работы и др.
При возникновении каких-либо опасений референт должен: вызвать сотрудника службы безопасности, который будет присутствовать в кабинете при беседе руководителя с посетителем или посетителями. Сотруднику этой службы не следует быть в традиционной униформе подразделения охраны, внешне он не должен отличаться от других работников фирмы. При приеме частных (иногда случайных) лиц руководитель может вести беседу не в рабочем кабинете, а в специально предназначенном для этого помещении, в присутствии сотрудника службы безопасности. Переговоры руководителя с посетителем могут документироваться секретарем-стенографисткой или записываться на магнитный носитель с помощью диктофона, видеокамеры.
Посетитель – представитель другой организационной структуры – предъявляет руководителю предписание, в котором указываются его полномочия, цель и задачи визита в данную фирму, состав сведений и документов, которые ему необходимы для ознакомления или анализа.
Представление оформляется на бланке организации, подписывается первым руководителем, подпись руководителя заверяется печатью. На предписании руководитель фирмы пишет резолюцию, в которой дает разрешение посетителю на выполнение стоящих перед ним задач, устанавливает порядок и сроки его работы, регламентирует конкретный состав информации, к которой может быть допущен посетитель, назначает сотрудника фирмы, функциональные обязанности которого соответствуют цели визита посетителя, ответственным за работу с этим лицом. Руководитель имеет право не давать разрешения или ограничить характер работы посетителя в фирме.