У випадку проникнення в архів у неробочий час сторонніх осіб наказом керівника створюється спеціальна комісія, що складає про це акт і разом із працівниками архіву перевіряє наявність найбільш цінних справ (особливо цінних, постійного збереження, по особовому складі й ін.). Про пропажу таких справ повідомляється відповідному держархиву.

В архіві категорично забороняється: курити, застосовувати електронагрівальні прилади, легкозаймисті і вибухонебезпечні речовини і зберігати харчові продукти.

2 Експертиза цінності документів. Задачі експертизи

Експертиза цінності документів — визначення їх цінності з метою добору на державне збереження і встановлення термінів збереження. Визначення, дане ДСТ 16487 — 83, хоча і точне, але не розкриває сутності цієї роботи. В Основних правилах роботи відомчих архівів це поняття трактується ширше, розкриває методологію, якою керується експерт. Експертизою цінності документів називається вивчення документа на основі принципів і критеріїв їх цінності з метою визначення термінів збереження документів і добору їх для збереження.

У процесі експертизи цінності документів вирішуються дві задачі: по-перше, з безкрайнього моря щорічно створюваної документації відбираються для вічного збереження цінні документи, а також документи тривалих термінів збереження (понад десять років), що мають довгострокове практичне значення; по-друге, виділяються до знищення документи з термінами збереження, які вже пройшли, а також чернетки, дублети, відхилені варіанти, тобто малоцінні матеріали, що втратили практичне і довідкове значення.

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Перший етап здійснюється на стадії діловодства:

а) при розробці номенклатури справ, коли визначається цінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;

б) при реєстрації документів, що надходять в установу, (при проставлені на документі індексу визначається його приналежність до конкретної справи, з позначеним на обкладинці терміном збереження);

в) при напрямі документа в справу (виконавець, докладно вивчивши питання, розглянуте у документі, більш кваліфіковано може судити про приналежність документа, ніж секретар, що його реєстрував).

Другий етап проводиться на стадії підготовки справ для передачі у відомчий архів після завершення їх діловодством (здійснюється діловодним персоналом у структурних підрозділах і контролюється експертною комісією установи).

Третій етап — на стадії підготовки справ для передачі на державне збереження (виробляється працівниками відомчого архіву, членами експертної комісії установи і працівниками державного архіву). Серед них матеріали, що відбивають не тільки перемоги і досягнення, але і ті труднощі, що приходилося і приходиться вирішувати.

Важливим принципом добору документів на збереження є принцип історизму, що вимагає розглядати явища в їх розвитку і дає ключ до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.

Принцип всебічності і комплексності вивчення документів припускає оцінку документів у комплексі, тому що одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті цілком поглинені другими.

Для успішного проведення експертизи цінності необхідно користатися критеріями цінності документів. Критеріїв таких багато. Одні з них — головні, інші — допоміжні, але застосовуються вони в сукупності. У цьому — один із проявів принципу всебічності і комплексності оцінки.

В Основних правилах роботи відомчих архівів критерії об'єднані в три групи:

- критерії походження (роль і місце організації чи особи в системі державного керування чи конкретної галузі, значимість виконуваних ними функцій; час і місце утворення документів);

- критерії змісту (значимість події, відбитої в документі, значення інформації, що міститься в ньому, її повторення в інших документах);

- критерії зовнішніх особливостей (юридична вірогідність документа, тобто наявність підписів, дат, печатки; наявність резолюцій і поміток; особливості передачі тексту; особливості матеріальної основи документу; особливості фізичного стану документів).

Розглянемо найважливіші критерії.

1. Значимість установи чи особи, що створили документи. У процесі розвитку держави створюються установи, організації, підприємства з різноманітними функціями. Цінність комплексу документів, створених у них, визначається насамперед значимістю установи в системі державного керування, у розвитку науки, народного господарства, культури й інших галузей життя суспільства.

Органи державної влади і керування створюють документацію, що відбиває діяльність держави, наукові установи — науково-технічний прогрес, виробничі об'єднання — розвиток економіки і т.п.

Добір документів на державне збереження здійснюється з установ, що відіграють найбільш важливу роль в житті суспільства.

Документи створюються і накопичуються не тільки в установах, але й у людей. Вони можуть відбивати виробничу, суспільну, творчу діяльність осіб. Науковий інтерес представляють документи великих партійних і державних діячів, вчених, організаторів виробництва, воєначальників, письменників, художників й інших осіб.

Фонди особистого походження зберігаються у місцевих держархівах, в архівах установ Академії наук і в ряді інших відомчих архівів. Архівні установи ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців і інших осіб, чиї документи можуть допомогти вивченню історії рідного краю. Документи таких фондів поділяються звичайно на кілька груп. Головні з них: особисті документи, документи, створені фондозасновником (наукові, творчі й ін.), переписка (ділова й особиста), можуть бути документи, зібрані даним особами (колекції). Великий інтерес представляють також щоденники, спогади і переписка учасників Великої Вітчизняної війни і тих, хто відновлював міста і села.

2. Значимість змісту документів (критерій змісту). Цей критерій застосовується у всіх випадках. У загальному масиві документів створюються документи, що відбивають основну діяльність установи, і документи, що грають допоміжну роль, потрібні для поточної роботи установ.

До першої групи документів , що найбільш повно відбивають основну діяльність установ, відносяться: статути, положення, штатні розклади, накази, перспективні і річні плани, річні і зведені звіти по галузях, доповіді, огляди, протоколи нарад, засідань, збори, деяка частина директивних вказівок вищого органу і переписка з ним по виконанню задач, що стоять перед установою, вказівки, що направляються підлеглим організаціям, матеріали по перевірках виконання постанов уряду, наказів міністра й інші матеріали по контролю, частина матеріалів по винахідництву і раціоналізації, деякі матеріали по техніці безпеки і ряд інших.

Документи, що відносяться до другої групи , як правило, чисельно перевершують першу. Деякі з них мають довгострокове довідкове значення (наприклад, значна частина документів по особовому складу), але переважна більшість документів втрачають своє оперативне і довідкове значення через один — п'ять років. Це документи оперативної й бухгалтерської звітності й обліку, табуляграми, переписка по постачанню, поточному ремонті і багатьом іншим питанням, що не відбивають основну діяльність установи.

3. Час і місце створення документів. Ці два критерії, як правило, взаємозалежні. Вони також є основними критеріям експертизи. В історії нашої країни були періоди, насичені подіями особливої важливості, що зіграли величезну роль у житті суспільства і держави. Радянське архівознавство до таких періодів відносить: періоди Вітчизняної війни 1812 р., першої російської революції 1905 — 1907 р., лютневої буржуазно-демократичної революції 1917 р., Великої Жовтневої соціалістичної революції, громадянської війни й іноземної інтервенції, колективізації сільського господарства і соціалістичної реконструкції народного господарства, Великої Вітчизняної війни 1941 — 1945 р.

Необхідно було зберегти комплекси документів, які повно і всебічно висвітлюють ці періоди. Задача ця нелегка, тому що в періоди цивільної і Великий Вітчизняної війн створювалося менше документів, характерних для мирного часу; під час війн і революцій створювалася нова специфічна документація; у ці періоди були загублені і загинули маси документів. Тому при доборі документів на державне зберігання архівісти проявляли максимум уваги й обережності, приймаючи в ряді випадків у державні архіви другорядну документацію не тільки для відшкодування втрачених основних документів, але і для висвітлення окремих подій.

Критерій часу застосовується не тільки до документів минулого. У діяльності кожної установи, організації, підприємства є періоди, що мають особливе значення. Це періоди організації і реорганізації (зі зміною функцій), виконання особливих завдань. Документи за цей період також потребують особливої уваги при експертизі цінності, і на державне збереження відбирається більша кількість документів, ніж у звичайні роки.