Курсовая работа: Анализ эффективности презентаций

2. Внутренние.

Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.

Также презентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как:

1. Продвигающие;

2. Информационные;

3. Нисходящие;

4. Восходящие.

Продвигающие презентации.

Это презентации, в которых общение построено с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду общественности, охвата ею как можно большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы.

Информационные презентации.

При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они проводятся для передачи технической информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.

Нисходящие презентации.

Это разновидность внутренней презентации. Термины «нисходящая» и «восходящая» являются производными от традиционной иерархии, при которой позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет «нисходящей», то есть коммуникация идет вниз по организационной линии.

Восходящие презентации.

Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных – к их начальникам, от начальника – к управляющим и от управляющих – к руководству.

Наличие двух или трех только что описанных типов презентаций может быть обнаружено в ходе одного и того же выступления. Рассмотрим, например, презентацию подчиненного перед начальником, посвященную автоматизации рабочего места. Является ли эта презентация продвигающей, информирующей или восходящей? Во-первых, что является доминирующей характеристикой данной презентации? В этом случае восходящая презентация. Во-вторых, что является основным замыслом? Если он состоит в продвижении одной рекомендации на фоне других, тогда данную презентацию следует рассматривать как восходящую и продвигающую. Если же он заключается в информировании начальника о возможных решениях, то тогда она будет восходящей и одновременно информационной.

Письменные презентации.

Обычно рабочее место делового человека – стол в сочетании с корзиной для бумаг – буквально завалено пачками докладных, писем, документов и так далее. Каждую неделю бизнесмены имеют дело с сотнями бумаг (имеют дело, а не читают!). Многое из того, что попадает на стол занятого человека, не прочитывается или удостаивается лишь беглого взгляда. У тех, кто загружен работой, есть масса материалов, которые нужно прочесть, но нет времени, чтобы прочесть их все. На их внимание претендуют целый ворох документов и предложений. Кто же эти занятые люди? Это именно те, кто принимает решения по поводу тех самых предложений и влияет на их судьбу. Часто, когда требуется предварительный отбор предложений, письменная презентация предшествует устной. На основе письменных презентаций отбирают кандидатов, поставщиков, подрядчиков и тех, кто оказывает услуги. Уже затем им предлагают провести устную презентацию. В других случаях письменные предложения следуют за устной презентацией. Оно предоставляет дополнительную информацию по поводу того, о чем шла речь, и иногда определяет, последуют ли рекомендациям выступающего. В любом случае письменная презентация влияет на решение, которое принимает аудитория в ответ на слова выступающего или автора письма. поэтому даже самые талантливые ораторы должны уметь хорошо писать.

Основные концепции письменных презентаций[9] :

1. Есть три типа письменных материалов, имеющих отношение к деловым презентациям: письма-подтверждения, «раздаточный» материал и предложения.

2. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям.

3. На «читабельность» письменных предложений влияет его оформление.

4. На «читабельность» письменных предложений влияет его структура.

5. Процесс написания текста упрощается при помощи подхода, состоящего из трех стадий. Цель – создание документа в подходящем стиле, написанное ярким языком, правильно с точки зрения грамматики, пунктуации и орфографии.

Письменные презентации организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации они может служить раздаточным материалом.

Перфоманс.

Перфоманс от англ. Performance – исполнение, представление. Это наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации. Это оригинальное «действо», своего рода спектакль. В отличие от белее традиционной презентации перфомансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды.

Рассматривая все типы презентаций, нужно иметь в виду, что конечная цель подобных мероприятий – убеждение. Выдающиеся профессионалы имеют в распоряжении полный набор средств для достижения цели презентации. Будет легче достичь цели, если научиться отбирать и подчеркивать материал, использовать методы и наработки, наиболее подходящие для данной ситуации. Умение приспосабливаться отличает выдающегося презентатора от обычного. А презентатор не может приспособиться к различным ситуациям, не определив первоначально типы деловых презентаций.

1.4. Основы подготовки и проведения презентаций

Прежде всего необходимо определиться с целями проведения и типом презентации. Этап планирования начинается с осмысления творческого замысла. Важно найти режиссерский ход, который обеспечит успех презентации. Надо задуматься и над рядом других вопросов. Например, насколько часто проводились презентации по схожей теме в данной целевой аудитории, насколько ожидаема и нужна предоставляемая информация, какой общественный резонанс мы рассчитываем получить.