Курсовая работа: Аналіз методів автоматизації обробки облікової інформації

А так як суттєвих недоліків даного програмного середовища в вирішені поставленої задачі, я не бачу, той програмним фундаментом для даної курсової роботи було обрано Access.

4 Опис логічної структури задачі

Програма розроблена в даній курсовій роботі, згідно з технічним завданням, призначена для вирішення задачі обробки автоматизації облікової інформації. Робота даної програми починається з настройки параметрів виконання програми в Access. Існує кілька способів створення структури БД у Access 2003:

- використання майстра БД;

- використання конструктора таблиці.

Існує цілий набір майстрів БД, що дозволяють будувати БД по наборах існуючих шаблонів. Такі майстри можуть побудувати цілий спектр БД таких як:

- адресна книга;

- бібліотека;

- основні фонди;

- тренування і т.д.

Однак у більшості випадків майстри не можуть створити точно такий тип бази даних, який потрібний користувачу і її буде необхідно змінювати після закінчення роботи майстра. Змінити існуючу БД не маючи досвіду роботи з Access досить складно, тому варто створювати свою БД вручну. Запустивши Access і вибравши параметр Нова база даних – OK, необхідно ввести назву нової БД і натиснути кнопку Створити, щоб вивести на екран вікно бази даних. У вікні БД перелічуються назви об'єктів вашої майбутньої БД і відображається центральна панель керування для роботи з Access. Об'єкт БД - це частина БД Access. Наприклад таблиця Access – об'єкт, звіт БД у якому надруковані дані це теж об'єкт. Але самі дані не є об'єктами. В якості об'єктів Access 2003 можуть використовуватися:

1. Таблиці – це зв'язані дані в базі.

2. Запити – записані в пам'ять інструкції з вибору даних для складання звітів, аналізу і керування даними.

3. Форми - це екранний варіант паперових форм чи бланків, що використовується для введення даних у таблицю.

4. Звіти – надруковані списки вибрані з бази даних.

5. Макроси – списки команд, що зберігаються в пам'яті, які повинна виконати для вас програма Access

6. Модулі – програми, написані мовою Visual Basic для програм, за допомогою яких можна автоматизувати будь-яку процедуру, що виконується в БД.

Вкладка таблиця знаходиться першою у вікні БД, і не випадково, оскільки створення таблиці полягає у введенні даних, які надалі використовують інші об'єкти БД.

1. У вікні БД вибрати вкладку Таблиці і клацнути кнопку Створити.

2. Вибрати опцію Конструктор, щоб відобразити структуру таблиці, що створюється з відносними полями і їх властивостями.

3. Ввести ім'я першого поля БД. Це ім'я не має ніякого відношення до типів даних, що можливо, зберігаються в даному полі таблиці, але дозволяє звертатися до поля при створенні таблиці. Тільки коли закінчиться створення рядків таблиці, потрібно буде ввести в таблицю дані.

4. Натиснути ТАВ для вибору типу даних поля із списку Тип Даних, що розкривається.

5. За необхідності натиснути ТАВ і ввести опис поля, що полегшить роботу згодом.

Після введення імені, типу даних і опису (не обов'язково) необхідно в більшості випадків задати ще і властивості полів. Для кожного типу даних можна встановлювати різні набори властивостей поля. При створенні таблиці можна установити такі значення властивостей поля:

розмір поля - обмежує кількість символів, що можуть вводитися в дане поле, забороняючи таким чином наступне введення даних у це поле;

формат поля – відображається список, що розкривається, з переліком форматів, що можуть застосовуватися для даних цього поля;

підпис – містить текст, що відображається, при введенні користувачем даних у це поле таблиці. Якщо не вказати підпис, то Access буде використовувати тип поля;

значення за замовчуванням - значення, що додається в поле за замовчуванням, яке з'являється при введенні користувачем даних у таблицю;