Курсовая работа: Анализ влияния внешней и внутренней среды на принятие управленческих решений
Состав заключает в себе декомпозицию системы, расчленение единого целого на составляющие элементы. Структура, напротив, обеспечивает композицию системы, соединение отдельных составляющих в единое целое. Она устанавливает роль, место и назначение элементов в системе, их расположение и взаимоотношения между собой, характер, формы и степень влияния на другие элементы. Установление роли, места и назначения элементов в системе обеспечивается:
1) через связи непосредственного взаимодействия: с кем и как взаимодействуют; какое воздействие является более сильным, приоритетным;
2) через отношения соподчинения: определение места в структурной иерархии;
3) через определение влиятельности, ориентированности при сопоставлении параметров разных элементов системы и установлении соответствующих пропорций.
Очевидно, что определенный состав организации предопределяет возможные варианты формирования ее структуры. В свою очередь определенной структуре соответствуют и конкретные варианты компонентного состава организации.
Если, например, прядильная фабрика включает сортировочно-трепальный, чесальный, ленточный и прядильный цехи, то между ними непременно будет установлена последовательная технологическая связь: от первого цеха до последнего. И наоборот, если между производственными подразделениями организации существует последовательная технологическая связь, то это означает, что на каждом технологическом переходе — только одно подразделение.
Соответствие между составом и структурой организации не является полным, отсутствует жесткая закрепленность конкретной структуры за определенным составом организации. При одном и том же составе могут быть разные, иногда и значительно различающиеся структуры.
Структура является одной из важнейших, но не единственной характеристикой организационной системы. Поэтому выделяют различные факторы внутренней среды организации. Это и структура, и цели, и задачи, и технология, и персонал, и совместные ценности, и стиль организации, и финансовая система, и информационная система, и стратегия, и навыки персонала, и бизнес-процессы, и власть, и культура организации и некоторые другие параметры. Рассмотрение сущности выделяемых различными авторами факторов и их объединение в систему — предмет следующего вопроса. Здесь же необходимо остановиться на принципах выделения и группировки факторов, чтобы понять их различия.
Одним из подходов к группировке факторов внутренней среды может быть определение их через те или иные стороны общих характеристик — наличие общих целей, преобразование ресурсов, зависимость организации от внешней среды, разделение труда, образование подразделений, необходимость и наличие управляющего органа. В этом смысле перечисленные выше факторы можно сгруппировать следующим образом (таб. 1).
Анализ таб. 1 позволяет сделать вывод, что исследователи делают акцент в основном на один критерий — преобразование ресурсов. Это связано с тем, что организация создается для преобразования ресурсов в конечный результат. Кроме того, необходимо отметить определенную взаимосвязь и взаимообусловленность факторов, что не позволяет каждый из них жестко отнести только к одной группе. Показанная в табл.1 группировка факторов внутренней среды основана на системном и ситуационном подходах и характеристике организации как единого целого, имеющего общие со всеми организациями и специфические черты.
Таблица 1
| Группа | Наименование фактора |
| Наличие общих целей | Цели, совместные ценности |
| Преобразование ресурсов |
Персонал, технология, финансовая система, информационная система, бизнес-процессы |
| Зависимость организации от внешней среды | Стиль организации, стратегия |
| Разделение труда | Навыки персонала, задачи |
| Образование подразделений | Структура |
| Необходимость и наличие управляющего органа | Власть |
| Прочие | Культура организации |
Кроме этой классификации можно использовать деление факторов на объективные и субъективные, основываясь на том, что организация представляет собой социотехническую систему. К группе объективных параметров внутренней среды можно отнести структуру, цели, задачи, технологию, финансовую систему, информационную систему, стратегию, бизнес-процессы, а также персонал и др. К группе субъективных факторов, определяемых характеристиками и отношениями людей в организации, необходимо отнести совместные ценности, стиль организации, навыки персонала, власть, культуру организации и некоторые другие параметры.
Кроме этого, рассматривая организацию как преобразующую систему, можно разделить все факторы на три группы: вход (ресурсы), выход (результаты), процесс преобразования (производство).
Предложенная классификация факторов не является единственно возможной, хотя на данный момент времени другой классификации авторы не имеют.
1.2 Подходы к выделению параметров внутренней среды организаций
По определению М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основные внутренние переменные организации -это цели, структура, задачи, технология и люди [10,176].
Цели организации — конкретные конечные состояния системы или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе [10,177].У организации могут быть разнообразные цели. Для того чтобы получить прибыль, бизнесмены и менеджеры организаций должны сформулировать цели в таких областях, как объемы продаж (доля рынка), разработка новой продукции, цены на нее, качество услуг, подготовка и отбор персонала. Подразделения организации имеют свои конкретные цели, которые должны вносить свой вклад в достижение цели всей организации и не противоречить друг другу.
Всесторонне обоснованная цель (цели) служит исходным началом и организующим фактором принятия решения. Целью может быть намеченное задание или условие, послужившее причиной принятия решения. Цель определяет направление. Если понятно, в каком направлении следует идти, то путь намного облегчается. Через установление целей можно воздействовать на события. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответствующее измерение.
Цели подразделяются на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные (по очередности достижения), большие и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые и дополнительные. Классификация целей позволяет устанавливать приоритеты, одним целям отдавать предпочтение, а другие — отложить. В зависимости от изменения условий, возможностей, достигнутых результатов цели могут оставаться теми же, корректироваться или меняться. Новые цели появляются также в результате анализа информации, решений предыдущих лет, т.е. на основе заключений, выводов. Рассматриваются новые альтернативы: способствуют ли они быстрому достижению цели, что для этого дополнительно требуется. Если требования новых альтернатив высоки и в ближайшее время не могут быть удовлетворены, то устанавливаются краткосрочные, но достижимые цели.
Структура организации — это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать целей организации. Выше отмечалось, что характерной чертой организации является разделение труда. Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда в ней. Как конкретно осуществить разделение труда в организации — вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор подразделений определяет структуру организации и, следовательно, возможности ее успешной деятельности. Вертикальное разделение труда создает иерархию управленческих уровней в организации.
Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, называется сферой контроля. Чем больше сфера контроля, тем меньше (при прочих равных условиях) уровней управления создается в организации и наоборот. Сфера контроля в организации часто варьирует в значительной степени как по уровням управления, так и по подразделениям. Идеальной сферы контроля не существует, ее приемлемые значения колеблются от 2 - 3 до 50 и более человек.
Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки [10,179]. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, рассматриваемых как необходимый вклад в достижение целей организации. Задачи организации традиционно делятся на три категории по видам работ: работа с людьми, работа с предметами, работа с информацией. Например, на заводском конвейере работа с людьми состоит из работы с предметами. Задача мастера - это, в основном, работа с людьми. Задача руководителя организации, в основном связана с информацией.
Технология — четвертая важная внутренняя переменная. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями, машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Технология, применяемая в организации, зависит от типа производства. Типы производств бывают: единичными, серийными, массовыми.
В единичном производстве выпускаются отдельные образцы изделий или их партии невелики и повторяются через неопределенный промежуток времени. Единичное производство характеризуется большим удельным весом неповторяющихся операций. Серийное производство представляет собой выпуск партий изделий через определенные промежутки времени. Однородные операции в таком производстве повторяются. Массовое производство характеризуется выпуском небольшой номенклатуры изделий, постоянной достаточно длительное время. Такой тип производства имеет большой удельный вес однородных, повторяющихся операций. В массовом производстве широко распространены механизация и автоматизация производства, конвейерный способ сборки.
Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования ресурсов, поступающих на входе, в форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось четырьмя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных линий и компьютеризацией.
Ресурсы - это материальные ресурсы, энергия, финансы, люди. Ресурсы организации являются важнейшимфактором в управлении. Наличие или отсутствие ресурсов, также их качество определяют возможности организации и способы достижения поставленных целей.
Руководители любых организаций достигают своих целей также через других людей. Установлены три аспекта человечески фактора в организациях: поведение отдельных людей, поведение людей в группе и поведение руководителей в роли лидеров и влияние на поведение отдельных людей и групп. Поведение человека в обществе является следствием сложного сочетания в коллективе индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Наиболее важными из этих характеристик являются способности, предрасположенность, потребности, ожидания, восприятие, духовные ценности, темперамент и другие. Не существует людей похожих по характеристикам друг на друга, поэтому вероятность того, что два человека будут себя вести одинаково в одной и той же ситуации практически равна нулю.
Взаимосвязанные внутренние переменные (технология, техника и люди), составляющие часть совокупности факторов, влияющих на организацию, называются социотехническими подсистемами. Они получили такое название, так как имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Изменение в одной из них в определенной степени влияет на все другие.
1.3 Понятие внешней среды и классификация ее факторов