Курсовая работа: Автоматизация управления предприятием

Не регулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки документов.

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест, и требуют возможности модификации в процессе их эксплуатации.

Необходимость последовательной автоматизации

Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания ее мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений.

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.

Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и создания единой инфраструктуры для реализации данных задач.

Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной автоматизации процессов документооборота, необходимое условие успешной реализации системы.

При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно – внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

• Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
• Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех приложений
• Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
• Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
• Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
• Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес процессов

К сожалению сегодня не существует четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации документооборота и собственно автоматизации отдельных задач обработки документов. При покупке системы может быть приобретено либо то либо другое, например покупая систему Lotus Notes или Documentum организация покупает именно платформу для реализации приложений, но не конечное приложения, а приобретая например систему «Дело» она приобретает именно законченное приложение для автоматизации делопроизводства, но не решает задачи внедрения инфраструктуры для внедрения комплекса приложений.

И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным. График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.

Рис. 1 Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством внедренных приложений при использовании различных стратегий.

Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже более того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаются риски неудачного внедрения.

Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном периоде.

Из анализа данного графика можно сделать следующий вывод, если перед организацией стоит задача оперативного решения только нескольких конкретных задач, например, создание архива документов и автоматизации делопроизводства, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений, и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы. Ее внедрение потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала.

Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:

• Осознания необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации
• Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы
• Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы

Пути совершенствования исследуемой проблемы

В настоящее время в России существует и развивается несколько систем документооборота. В их числе Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum и пр.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision. Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

• Автоматизация управления предприятием;
• Поддержка процессного подхода в организации управления;
• Автоматизация систем менеджмента качества;
• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
• Средства контроля исполнения документов и заданий;
• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;
• Управление процессами обработки документов;
• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;
• Автоматизация канцелярии;
• Создание электронного архива документов.

Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:

• Автоматизация канцелярии и делопроизводства
• Автоматизация согласования и утверждения документов
• Системы автоматизированного контроля исполнения
• Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
• Система управления конструкторской и проектной документацией
• Автоматизация системы управления качеством
• Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)

Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:

• Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета
• Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта
• Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами
• Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами
• Подсистема утверждения платежных документов