Курсовая работа: Автоматизированные системы применяемые в бухгалтерском учете

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляется в учетных регистрах: карточках, книгах и т.п.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются:

децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМ) бухгалтера;

ориентация на привычную для бухгалтера терминологию, сложившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до применения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и группировочные регистры;

сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущих журнально-ордерной форме счетоводства.

В зависимости от объема учетной информации, структуры и размера предприятия, состава и конфигурации технического и программного комплекса обработки данных используются различные организационные формы учета, основанные на создании:

локальных (децентрализованных) автоматизированных рабочих мест бухгалтера;

совокупности взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объединены средствами компьютерной сети;

распределенной компьютерной сети, объединяющей автоматизированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимости и АРМ других служб управления.

Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также при недостаточном для удовлетворения нужд учетного персонала количестве компьютеров, отсутствии сети ЭВМ. Второй вариант автоматизированного учета характерен для средних организаций, оснащенных главным образом ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств комплексной автоматизации бухгалтерского учета, т.е. не только ПЭВМ, но и устройств сбора, регистрации и приема-передачи данных.

Независимо от способа организации автоматизированной системы бухгалтерского учета аналогично системам, основанным на ручной обработке информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла:

сбора и регистрации информации;

передачи данных;

группировки, накопления и хранения данных;

выдачи информации пользователям.

2.2 Технология реализации стадий учетного цикла

Рассмотрим особенности реализации учетных задач в условиях названных вариантов организации автоматизированного бухгалтерского учета.

На первой стадии учетного цикла первичная информация регистрируется на бумажном носителе в форме первичных документов, данные которых вводятся бухгалтером в ПЭВМ. В автоматизированных системах учета первичные учетные документы могут быть напечатаны на компьютере по данным документов — оснований совершения хозяйственных операций.

Первичные учетные данные можно зарегистрировать на машинном носителе (на дискете), что способствует уменьшению объемов ручного ввода данных. Записать исходные данные на машинный носитель возможно в местах выполнения хозяйственных операций. Например, на складе материально-производственных запасов установлены устройства измерения и регистрации данных. Основная роль бухгалтера на первой стадии учетного цикла в случае представления первичной учетной информации на машинном носителе сводится к контролю ее достоверности, один из вариантов которого состоит в сопоставлении описей полученных и введенных в ЭВМ данных.

На второй стадии учетного цикла сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информации, характерные для ручных вариантов учета.

Наряду с учетной информацией о текущих событиях в деятельности организации, например о поступлении товаров на склад, в памяти ПЭВМ хранятся данные, которые можно отнести к условно-постоянным (справочные данные о сотрудниках организации, технико-эксплуатационные характеристики основных средств, реквизиты поставщиков и покупателей). Подобная информация вводится в информационный фонд однократно, корректируется по мере изменения и многократно используется в процессах обработки.

Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива — справочника работающих в организации позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п.

В целях предупреждения потерь и искажений информации создаются копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации.

Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций обработки данных дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета, а также бухгалтерской отчетности.

В малых организациях, использующих преимущественно упрощенную форму бухгалтерского учета, на базе АРМ бухгалтера формируются журнал учета хозяйственных операций Главная книга. В зависимости от принятой четной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учета (ведомости учета основных средств, материально-производственных запасов, заработной платы, финансово-расчетных операций и др.)

Формы получаемых с применением компьютеров регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несущественно отличаются от привычных для бухгалтера. Традиционные пронумерованные и прошнурованные рукописные книги заменяются напечатанными на компьютере ведомостями, которые в течение учетного периода комплектуются в накопительные регистры. В ведомостях по сравнению с типовыми регистрами бухгалтерского учета может изменяться в соответствии с возможностями устройств вывода информации размещение последней, несколько учетных регистров могут объединяться в одном печатном бланке.

К преимуществам автоматизированного учета относится возможность выдачи информации в регламентном режиме (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в год и т.п.) и по запросам пользователей. Ответы на запросы формируются и могут выводиться на экран терминала либо на печать в форме ведомостей, в виде схем, графиков в зависимости от технологического процесса обработки данных, запросов бухгалтера и персонала других служб организации.

В третьем варианте организации автоматизированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а Всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данными по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной ин формации.