Курсовая работа: Делопроизводство и корреспонденция

Данное учреждение имеет иерархичную структуру. Начальнику управления подчиняются заместители начальника, а им в свою очередь все отделы. Бухгалтерия, отдел кадров и ПТО подчиняются начальнику управления.

Все функции управления и подчинения сосредотачиваются у руководителя, создается вертикальная линия управления и прямой путь воздействия на подчиненных.

При такой схеме управления укрепляется единоналичие и личная ответственность, уменьшается возможность принятия противоречивых и неувязных решений. Такая структура управления обеспечивает единство и четкость распорядительства, согласованность действий исполнителей, повышение ответственности руководителя за результат деятельности, возглавляемого им подразделения, оперетивность принятия решений, а также личная ответственность за конечный результат деятельности своего подразделения, но в этой структуре предъявляются высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности (См.Приложение А).

1.2 Схема документооборота

1.2.1 Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов

Доставка документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела учета, распределения документации.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй
приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

На полученном документе в правом нижнем углу на первой странице проставляется регистрационный штамп, и реквизиты документа вводятся в компьютер.

Срочные документы после регистрации доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения.

Документы, поступившие в управление, минуя отдел учета, распределения документации, в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится.

Вся поступившая в отдел учета, распределения документации корреспонденция,распределяется на:

· входящую служебную;

· обращения граждан.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.

Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и докладные записки) и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.

Таким образом, поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку

- предварительное рассмотрение, разметку