• обмен документами между пользователями;

• обмен данными между приложениями;

• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Система корпоративного электронного архива.

Но внедрение мощных системы управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.

В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.

Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое также корпоративным электронным архивом, относится к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных. Альтернативное направление электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в двух видах: поисковый образ и образ собственно документа. Из-за высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, он должен храниться в высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например RAID-массивах.

Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

Microsoft Word

Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,

Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.

Создание шаблона.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны» (Рис.8, 9), то он появится на вкладке Общие при выборе команды - Создать (меню Файл). (Рис 1)

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. (Рис.2)

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл. (Рис.3)

Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона. (Рис.4)

По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - Сохранить.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. (Рис.6) Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. (Рис.7)

Microsoft Excel

Создание документа с помощьюMicrosoftExcel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического ана­лиза в виде диаграмм и графи­ков, содержит операции:

- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;

- работа со списками;

- использование абсолют­ных ссылок;

- построение диаграмм;

- редактирование диаграмм;

- построение смешанных диаграмм и графиков;

-создание комментариев.