Курсовая работа: Делопроизводство в учебном учреждении
3.2 Штатное расписание
Должности и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании . В настоящее время, в условиях перехода на контрактную систему найма на работу, далеко не все руководители организаций считают обязательным составление штатного расписания, т. к. индивидуальная оплата труда работника оговорена в заключенном с ним контракте.
К функциям этого документа, определяющим его значение, относятся: фиксированные структуры управления предприятием; нормирование численности работников; регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов, контроль за соблюдение уровня административно-управленческих расходов; сравнение работником своей фактической загрузки с нормированной; выполнение профсоюзом предприятия защитной функции.
Штатное расписание составляется на бланке СИ МГУК и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы (см. приложение 2).
Унифицированная форма этого документа была разработана в нашей стране еще в 1980 г., включена в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и с тех пор официально не менялась. Представляется возможным использование этой формы современными организациями с внесением, по необходимости, определенных корректировок и изменений, обусловленных спецификой перехода к рыночным отношениям. Так, экономисты предлагают, например, следующую таблицу для штатного расписания:
| Наименование подразделения |
Число работников | Минимальный оклад по схеме предприятия | Максимальный оклад | Установленный оклад |
Штатное расписание подписывается ректором или проректором института, согласовывается с главным бухгалтером и в случае подписания проректором обязательно утверждается ректором, т. к. штатное расписание входит в перечень документов подлежащих утверждению и удостоверению печатью (возможен другой порядок оформления этого документа в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности организации).
Изменения в штатном расписание вносятся приказом ректора института.
3.3 Правила внутреннего трудового распорядка
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Правила составляются на общем бланке института руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются ректором института (см. приложение 3). При составлении текста Правил можно использовать типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций.
3.4 Должностные инструкции
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия (см. приложение 4).
На основе должностной инструкции разрабатывается должностной контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом института и утверждается ректором института. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом ректора СИ МГУК.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
1) Общие положения.
2) Функции
3) Должностные обязанности.
4) Права.
5) Ответственность.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации.
Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
4. Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении институтом. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям.